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Bonjour,
Voici les nouveautés épinglées par l'équipe dans la boîte à outils Gestion des ressources & Catalogage pour ce mois de mars.
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La newsletter précédente datant du mois de novembre, installez-vous confortablement ;)
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Différentes zones ont été utilisées jusqu'à présent pour signaler ou pour suggérer qu’un document physique doit être conservé. Ces zones sont, dans Alma, purement informatives et n’ont aucune incidence fonctionnelle dans le système.
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De nouvelles fonctionnalités permettent désormais à la fois d’empêcher la suppression de la notice bibliographique d’une part, du holding ou de l’exemplaire d’autre part, et de renseigner la politique de conservation.
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Comment gérer des projets de conservation ou de désherbage à partir d'Alma ?
Les nouveaux workflows Collection Development vous aideront dans ces opérations complexes.
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Recherche secondaire
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Il est désormais possible d'effectuer une recherche secondaire au sein d'un résultat de recherche, à partir des recherches Titres ou Holdings.
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Cette fonctionnalité s'étend aux sets logiques : il est désormais possible d'interroger le contenu d'un set.
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Les différentes collections sont alimentées automatiquement sur base de la présence dans la notice de zones 655 spécifiques (voir la liste).
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C'est pourquoi, lorsque vous recevez des documents de type "BD", il est important d'attribuer au moins un des genre/forme repris dans cette liste.
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Catalogage après réception
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Dans les notices de commandes, le 998 $$b est complété par la valeur "Niveau minimal".
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Après réception, les notices doivent être améliorées et le $$b doit alors être supprimé.
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Imports de notice : zones inconnues
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De plus en plus de notices provenant d'autres catalogues (en particulier la LC) contiennent des zones MARC21 issues du catalogage en BIBFRAME. Nous en avons identifié certaines et les avons ajoutées aux règles de normalisation des notices.
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Merci de nous signaler les zones inconnues pour que nous puissions continuer d'améliorer les règles de normalisation et/ou la boite à outils.
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Traductions : 240 ou 130 ?
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Le champ 130 contient un titre uniforme pris comme vedette principale. On utilise le champ 130 pour un titre uniforme quand il n’y pas d’autre entrée principale dans un champ 100 ou 110 ; si un champ 100 ou 11X est déjà présent dans la notice, on entrera le titre uniforme dans le champ d’accès secondaire titre uniforme 240.
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Exemples :
130 0# $$a Chronique de Turpin $$2 idref $$0 (IDREF)028239571 $$1 http://www.idref.fr/028239571/id $$l (français). $$f 1856
245 13 $$a Le Turpin français, dit le Turpin I / $$c édité par Ronald N. Walpole
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100 1# $$a Shakespeare, William
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Lorsque vous récupérez des notices crées à l'origine dans un autre format, vérifiez bien que les données soient présentes, et au bon endroit : par exemple, on peut retrouver des titres uniformes de type 100+240 placés erronément en 765 dans des notices issues de catalogues Unimarc.
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Avec la mise à jour de février, vous vous en êtes peut-être aperçu, les listes de choix pour le 041 avaient été augmentées des codes ISO.
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Les listes déroulantes pour le 041 $$a et le 041 $$h ont été mises à jour afin qu'elle contiennent uniquement les codes MARC officiels actuels.
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S’il advenait que la langue d’un document ne se trouve pas dans cette liste, il est néanmoins possible d’utiliser un code ISO. Il faut alors coder le 2e indicateur à ‘7’ et utiliser le $$2 avec la valeur ‘iso639-3’.
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La liste pour le 044 (Code de pays) est également à jour.
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- Le sous-champ $$c ne peut figurer qu’une seule fois par fonction :
264 #1 $$a Liège : $$b Altura Editions ; $$a Namur : $$b Presses universitaires Namur, $$c 2024.
- Au niveau du 1er indicateur, il n’y a pas de différence par rapport à la zone 260. Les valeurs 2 et 3 sont utilisées principalement dans les descriptions de publications en série. Lorsque ces valeurs sont utilisées, la mention de date de publication se place en $$3 et non en $$c.
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Bon à savoir :
Il ne faut pas de « . » après cm à la fin de la zone.
Dans RDA, les mesures métriques sont considérées comme des symboles et non comme des abréviations, il n’y a donc pas de point.
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La valeur 'Université de Liège' a été ajoutée à la liste de choix du $$c 'Nom de l'institution conférant le grade'.
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N'hésitez pas à demander l'ajout de valeurs aux listes de choix aux administrateurs système par mail (library-systems@lists.uliege.be).
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La zone 520 doit être donnée dans la langue de catalogage, qu'il s'agisse d'un résumé, d'une note sur le contenu, d'une critique... (en fonction de la valeur du 1er indicateur)
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Néanmoins, de nombreuses notices d’ouvrages récents en néerlandais se sont vu attribuer un résumé en néerlandais issu d'un site commercial. Dans ce cas, il convient de doubler la zone avec un résumé en français.
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N'hésitez pas à revenir vers nous pour toute remarque ou question survenue lors de l'application de ces notes.
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Vous y trouverez notamment des spécificités de catalogage des cartes anciennes, l'application de la zone 340...
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Des mises à jour ont été faites aussi sur les pages consacrées aux zones 034 et 255.
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La page concernant les recueils factices a été mise à jour. L'utilisation du 773 a été précisée. Cela devrait lever toute ambiguïté.
N'oubliez pas l'utilisation du $$9 !
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N'hésitez pas à revenir vers nous si cela n'était pas assez détaillé ou pour signaler toute incohérence.
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La liste de choix contient à présent les valeurs suivantes :
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- Bon état (Good condition) = bon
- Endommagé (Damaged) = abîmé, état moyen
- Déterioré (Deteriorating) = très abîmé, mauvais état
- Fragile
- Incomplet (Incomplete)
Attention !
La valeur « Bon état » n’est employée que dans le cadre des vérifications en cours au Magasin à livres. Il ne faut pas l'appliquer systématiquement à tout !
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La section Inventaire dans le détail de l’exemplaire permet désormais de renseigner un numéro et une date de désherbage (weeding).
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Il s'agit d'une information précieuse pour la gestion des collections. Lors de requêtes via Analytics, on peut ainsi savoir pourquoi un exemplaire a été supprimé grâce à l'existence de ces données ; on peut également fournir des statistiques sur le nombre …
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Recherche : nouveaux index
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Alma offre désormais la possibilité d'ajouter de nouveaux index portant sur une zone BIB en particulier.
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Ainsi, l'index '100', portant uniquement sur la zone 100, a été ajouté car il permet une recherche plus précise que les index 'créateur' ou 'names', lesquels interrogent également d’autres zones.
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Pour l'instant, à des fins de recherche ponctuelles, les index '100', '245', '600' et '720' ont été ajoutés. D’autres pourront également être envisagés si l’action requise ne peut pas être réalisée simplement au moyen d’une règle d’indication. N'hésitez donc pas à revenir vers le pôle.
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Comme vous le savez, il est important de faire attention à la perte des subdivisions dans le rapport Rapport Preferred Term Correction – BIB heading updated (mediated correction)
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Mais il faut également tenir compte que, à cause d’un comportement non attendu d’Alma, l’application d’une suggestion de modification peut engendrer des modifications involontaires et non désirées !
En effet, lorsqu’une notice contient la même vedette dans deux champs distincts, l’un sans et l’autre avec subdivision, et que l’on applique une suggestion de modification sur la vedette sans subdivision, tout se met à jour en même temps et les subdivisions de l’autre vedette sont perdues.
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