Workflows Retention (Conservation) et Deselection (Désherbage)
Proposés dans la composante *Collection Development*, les workflows Conservation et Désherbage permettent d’identifier les exemplaires uniques ou précieux afin d’en assurer la conservation, de détecter les doublons au sein d’une même implantation ou entre implantations, tout en restant dans l’environnement Alma et en bénéficiant de données actualisées en temps réel.
Fonctionnant sur la base de projets, ces workflows permettent d’engager différentes actions directement dans le catalogue : suppression, création de sets, marquage pour la conservation, utilisation de labels pour différer une décision, édition de notices, etc.
Indication de conservation – Bibliographic, Holding et Item Retention
Différentes zones peuvent être utilisées dans Alma pour signaler ou pour suggérer qu’un document physique doit être conservé. Il peut s’agir de zones officielles du format Marc21 ou de zones locales créées pour des besoins spécifiques : zones HOL 008/12, 583, 984 et 985 et zone BIB 970. Ces zones sont, dans Alma, purement informatives et n’ont aucune incidence fonctionnelle dans le système.
Alma propose depuis les dernières mises à jour (2022-2023) de nouvelles fonctionnalités qui permettent de renseigner la politique de conservation mais surtout d’empêcher la suppression de la notice bibliographique d’une part, de l’exemplaire d’autre part. Une nouvelle configuration basée sur ces fonctionnalités présente en plus l’avantage de rassembler sous un élément unique, commun et dédié, l’information de conservation.
La fonctionnalité Bibliographic retention repose sur la présence, dans les notices bibliographiques, d’une zone locale qui peut contenir n’importe quelle valeur.
La présence de la zone, avec l’une des valeurs définies dans la table de configuration, empêche la suppression de la notice bibliographique (en suppression manuelle ou par job).
Lorsque la notice contient la zone, l’icône de non-suppression est visible dans l’éditeur de métadonnées et à l’affichage de la notice dans une liste de résultats.
La mise à jour d’août 2022 mettait en place la fonctionnalité Item retention.
Ajoutée au détail de l’exemplaire, la section « Retention Information » permet d’indiquer :
– si l’exemplaire doit être conservé ou non (« Committed to Retain »)
– la raison de la conservation (liste de choix)
– une note
La fonctionnalité Holding retention est disponible depuis la mise à jour de février 2026. Elle fonctionne sur le même principe que la fonctionnalité Bibliographic retention.
Indication de désherbage
La section Inventaire dans le détail de l’exemplaire permet de renseigner un numéro et une date de désherbage (weeding)
Il s’agit d’une information précieuse pour la gestion des collections. Lors de requêtes via Analytics, on peut ainsi savoir pourquoi un exemplaire a été supprimé grâce à l’existence de ces données ; on peut également fournir des statistiques sur le nombre d’items supprimés dans le cadre d’un désherbage.
Pour aller plus loin
Voir le support de formation Alma – Fonctionnalité Collection Development (février 2026)