Accès aux fichiers d’autorité à partir de l’éditeur de métadonnées
En catalogage, dans l’éditeur de métadonnées, l’accès aux fichiers d’autorité se fait via la touche F3 ou via le menu Editing Actions >> Open Authority Headings.
Nous exploitons, dans Alma, la configuration des « priorités » pour les fichiers d’autorité.
Cela signifie que nous avons la possibilité, pour les points d’accès des zones 1XX, 7XX et 8XX, de faire appel à 3 fichiers distincts, selon un ordre de priorité :
- les autorités de l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (France) (IDREF) = priorité 1
=> Plus de détails sur IdRef sur la page Exploiter le référentiel IdRef dans Alma - les autorités de la Bibliothèque nationale de France (FRBNF) = priorité 2
La configuration du fichier FRBNF sera supprimée à moyen terme pour ne conserver comme référentiel principal que le fichier IdRef. - les autorités de la Library of Congress (LCNAMES) = priorité 3
Dans le catalogage courant, il est recommandé de ne plus utiliser FRBNF.
La priorité s’applique également lors des jobs ‘autorités’.
L’abandon de cette configuration sera envisagé à terme, à tout le moins pour ce qui concerne FRBNF.
La priorité n’est pas d’application pour les zones de l’indexation matière (zones 6XX). Pour ces zones, c’est la valeur du 2nd indicateur ou la valeur du 2nd indicateur + le contenu du sous-champ $2 qui définissent le référentiel ou thesaurus utilisé.
=> Plus de détails sur la page L’indexation matière : introduction
Activer la recherche dans les autorités (F3)
Voir aussi la page Fichiers d’autorité dans la Community zone d’Alma.
Lorsque le catalogueur entre dans la zone de vedette le terme recherché, il peut activer la recherche dans les autorités grâce à la touche F3.
Une liste de points d’accès est alors proposée – il s’agit d’un « browse » : la fonctionnalité ne permet pas d’effectuer de recherche « par mot ».
À partir d’une zone 1XX, 7XX, 600-630 ou 800-830, le premier référentiel proposé est IDREF.
L’utilisation du F3 permettant de parcourir la liste des données d’autorité peut se révéler insuffisante (noms à particules, formes rejetées, vedettes construites, homonymies…) : l’utilisation du plugin Alma/IdRef est alors nécessaire.
S’il n’est pas possible de trouver dans IdRef l’entité recherchée, le catalogueur peut consulter les autres référentiels configurés via F3 :
– si l’entité est trouvée dans le fichier FRBNF, utiliser le Plugin pour introduire une demande de création de notice IdRef
– si l’entité est trouvée dans le fichier LCNAMES, le catalogueur évalue si la demande de création est nécessaire en fonction des critères définis le Périmètre de création des notices d’autorité.
Pour les zones d’accès matière 600-655, le référentiel activé à partir de la fonctionnalité F3 est fonction :
– soit de la valeur du 2nd indicateur,
– soit de la valeur du 2nd indicateur codé ‘7’ + l’identification du thésaurus en $$2.
Le F3 est donc utilisé pour l’indexation en français (indexation nom ou (nom)titre, indexation nom commun Rameau ou FMeSH => fichier IDREF) mais doit également l’être pour l’indexation matière en anglais (LCSH, MeSH, FAST, LCGFT).
Lorsque la fonctionnalité F3 est activée, la liste des vedettes s’affiche sous le référentiel sélectionné.
Ici, il s’agit d’un point d’accès matière en 650, 2nd indicateur à ‘0’ pour une vedette LCSH :
- Les formes préférées sont signalées par une étoile
- les formes non préférées (zones 4XX de la notice d’autorité) ne sont pas précédées d’une étoile
- Le référentiel contient à la fois des notices d’autorité de la CZ et des notices d’autorité locales
- les notices locales sont suivies de la mention (Local)
- les notices locales sont
- des notices créées pour les besoins de catalogage lorsque l’auteur personne ou collectivité était absent des référentiels FRBNF ou LCNAMES
- ces notices ne doivent plus être utilisées dans notre environnement de production : si l’entité n’existe pas dans IdRef, introduire une demande de création et (faire) supprimer la notice locale
- des notices créées pour les besoins de catalogage lorsque l’auteur personne ou collectivité était absent des référentiels FRBNF ou LCNAMES
- les notices Agrovoc
Configuration de l’affichage des vedettes
Le bouton Expand permet d’afficher la forme préférée, en gras à la suite d’une forme non préférée, afin de faciliter l’identification. Si la forme préférée ne contient pas de sous-champ $$d (dates), le contenu du 046 ($$f et $$g) peut également être affiché.
Si la notice d’autorité contient de l’information dans le sous-champ $$i de la zone 680, ce contenu sera également affiché :
Si la forme n’est pas une forme valide RDA, le bouton Expand fait afficher la mention No preferred :
Lorsque vous interrogez IdRef pour les zones 65X, le bouton Expand est utile pour différencier les vedettes Rameau des vedettes FMeSH :
La visualisation de la source grâce au bouton Expand permet donc de sélectionner la bonne vedette.
Sélectionner la vedette
Le bouton View permet d’afficher la notice d’autorité en regard de la liste d’entrées.
Il est recommandé de toujours visualiser la notice complète avant de sélectionner une vedette (bouton Select), pour s’assurer que le choix est correct grâce également aux informations biographiques, de pays associé, de langue, aux notes d’application, aux sources qui peuvent fournir des titres déjà indexés par la vedette…
Le bouton Select permet de sélectionner la vedette et de la lier au point d’accès dans la notice bibliographique.
Remarque : si le $4 est toujours collé au $e au moment de l’utilisation du F3, le $4 disparait après la sélection de la vedette. Un message d’erreur est affiché à l’enregistrement.
Dans le panneau de droite, le catalogueur peut aussi visualiser la liste des notices bibliographiques qui contiennent un point d’accès déjà lié à la notice d’autorité affichée (Linked Records) ou les notices qui présentent un point d’accès qui matche avec la notice d’autorité affichée (Matching Headings).
Là aussi, il s’agit d’un moyen permettant une meilleure identification de l’entité : le catalogueur peut ainsi conforter son choix au vu des autres titres auxquels l’agent ou le terme est déjà associé dans le catalogue.
Les notices bibliographiques peuvent, à partir de là, facilement être modifiées si nécessaire, en cliquant sur Edit.
Si le point d’accès n’est pas identifié via F3
Attention, la fonctionnalité « F3 » est une recherche par « liste ». Il peut donc arriver de ne pas trouver immédiatement la bonne entité simplement parce que la recherche par liste ne le permet pas. Pour relancer une recherche sur une autre forme, saisir à nouveau une chaîne de caractères et cliquer sur la loupe.
Si nécessaire, lancer la recherche via la barre permanente de recherche dans le périmètre « Autorités ».
Pour les recherches sur IdRef, utiliser alors le Plugin Alma/IdRef pour lancer une recherche dans l’interface web d’IdRef. C’est le cas lorsque :
- vous ne trouvez pas l’entité (vedette) via le F3 qui ne propose qu’une recherche par liste
- les entrées sont trop nombreuses pour des homonymes ou un auteur prolifique, et la recherche par mots de l’interface IdRef se révèle plus commode à utiliser
- l’interface IdRef vous permet de mieux contrôler votre choix : accès aux données bibliographiques dans différents catalogues, accès à Viaf, Isni, BnF autorités…
- vous devez enregistrer une indexation matière contenant des subdivisions, qui n’existe pas telle quelle dans IdRef
Par exemple :$$a Philosophie $$y 20e siècle $$0 (IDREF)027336697 $$1 http://www.idref.fr/027336697/id $$2 idref=> F3
Mais$$a Physique $$x Philosophie $$2 idref $$0 (IDREF)027315657 $$1 http://www.idref.fr/027315657/id $$y 20e siècle. $$0 (IDREF)086305646 $$1 http://www.idref.fr/086305646/id=> PLUGIN
Remarque : si le point d’accès a déjà été mis à jour sur base du plugin ou provient d’une notice Sudoc (=> présence des $0$1), évitez l’utilisation du F3 au risque d’une perte de données.
Si aucune correspondance n’est identifiée dans aucun des référentiels, le catalogueur peut créer une nouvelle notice d’autorité dans IdRef : voir pour cela la section Exploiter le référentiel IdRef dans Alma.
La création dans IdRef est requise dans le cadre du périmètre défini, si le point d’accès rencontre un homonyme dans les fichiers utilisés, si le point d’accès existe dans BnF ou LCNames.
REMARQUE : le lien d’action Create Authority Record ne doit plus être utilisé.
Toute nouvelle création doit désormais se faire directement dans l’interface web IdRef par les catalogueurs habilités. Les catalogueurs dont le champ d’action est limité aux notices bibliographiques dans Alma doivent utiliser le Plugin Alma à partir de l’éditeur de métadonnées et l’application de demande de création.
Consulter la liste des vedettes non liées
Le troisième onglet accessible via F3, Headings from bibliographic records, permet d’accéder à des vedettes utilisées dans des notices bibliographiques, mais non encore liées à une notice d’autorité.
À partir du bouton View, on affiche les notices bibliographiques associées à cette vedette. De cette façon, le catalogueur peut voir s’il s’agit du même agent, auquel cas il peut créer une notice d’autorité qui permettra de lier les vedettes des différentes notices sous une seule notice d’agent.
Si le catalogueur identifie un autre agent, il convient de créer une ou deux notices d’autorité pour les distinguer, puis de lier les vedettes des notices bibliographiques à la bonne notice d’autorité.
La fonctionnalité F3 est aussi accessible pour la zone 490 (mention de collection).
La Library of Congress maintient les titres de collection dans le référentiel LCNAMES (à la différence des autorités du Sudoc ou de la BNF, où les titres de collections éditoriales se retrouvent dans le catalogue général, comme les notices de périodiques).
Vous pouvez donc transcrire facilement une mention de collection via le F3, en sélectionnant LCNAMES : il n’y a pas de contrôle d’autorité sur la zone 490 – la vedette ne sera donc pas liée.
S’il existe une notice d’autorité dans LCNAMES pour une collection monographique, cette notice peut être exploitée à partir de la zone 830 de la notice bibliographique.
Dans ce cas, le 1er indicateur du 490 sera codé « 1 » au lieu de « 0 ».
Utiliser le Plugin Alma pour l’exploitation du référentiel IdRef
IdRef (en Marc21 dans la CZ Alma) est le référentiel de priorité 1 pour notre catalogue. Pour rappel, IdRef contient des autorités Noms, Titres, Auteurs-titre, Noms géographiques, Noms communs, Genres/Formes. Il s’agit donc du fichier principal pour les points d’accès dans les zones 1XX, 6XX, 7XX et 8XX.
Pour améliorer le workflow de catalogage, un Plugin a été développé, qui permet l’intégration de l’éditeur de métadonnées d’Alma avec l’interface web d’IdRef. Outre la recherche dans l’interface quand le F3 n’est pas suffisant, le Plugin permet de demander la création d’une nouvelle notice d’autorité ou la modification d’une notice existante. Il permet également de signaler la présence de doublons (2 ou plusieurs notices d’autorité qui identifient le même agent).
Comme le F3, le plugin permet de récupérer, dans la notice bibliographique, la forme préférée de la vedette, l’identifiant et l’URI, ces derniers éléments étant exploitables ensuite dans l’outil Discovery Primo (par exemple, les cartes auteur, un lien externe vers IdRef à partir de l’affichage complet d’une notice…).
L’utilisation du Plugin Alma est requise dans différents cas de figure pour tous les points d’accès 1XX, 7XX et pour les points d’accès 6XX si la valeur du $$2 est « idref » ou « ram » ou « frbnf » (à changer en « idref ») en complément du F3.
Pour plus de détails sur le Plugin Alma et son intégration avec IdRef, voir les pages Le Plugin Alma/IdRef et l’application de demandes IdRef et Exploiter le référentiel IdRef dans Alma.
Visualiser le lien avec la notice d’autorité
Une fois la vedette sélectionnée dans le référentiel, le point d’accès dans la notice bibliographique est lié à la notice d’autorité :
– c’est la forme préférée qui s’affiche
– l’ID (identifiant de la notice d’autorité, en 035) est ajouté dans la zone point d’accès et permet de construire le lien
Dans l’éditeur de métadonnées, le lien se traduit par la présence d’une icône représentant une paire de jumelles, juxtaposée à l’étiquette Marc :
Si vous cliquez sur cette icône, la notice d’autorité correspondante vient s’afficher en regard de la notice bibliographique :
Alma ne différencie pas le lien complet du lien partiel dans le contexte d’une configuration basée sur l’identifiant : l’icône unique utilisée représente les jumelles.
Ainsi, lorsque seule une partie de la vedette est liée à une notice d’autorité – par exemple lorsqu’un sujet est constitué d’une tête de vedette et d’une ou plusieurs subdivisions ajoutées, l’icône qui traduit le lien est identique au cas où c’est toute la zone d’indexation qui est liée (vedette ‘simple’ ou vedette ‘construite’ faisant l’objet d’une notice d’autorité unique).
Dans cet exemple, la zone 651 est liée à une notice d’autorité LCSH dont la forme préférée est une vedette construite ; par contre, la zone 650 est constituée d’une tête de vedette à laquelle on a associé une subdivision de sujet pour cette indexation matière spécifique : la visualisation du liage est identique dans les deux cas.
Par rappel, si le ou les identifiant(s) ajouté(s) dans la zone ne concerne(nt) pas l’ensemble de la vedette (tête de vedette + subdivisions), le $9 partial link doit être ajouté. Le sous-champ est configuré pour les zones 600 et 650.
Le $9 partial link permet donc d’identifier les vedettes pour lesquelles le lien est partiel, c’est à dire qu’il ne concerne pas l’ensemble de la vedette. La valeur « partial link » est un code. Il ne doit pas être traduit.
Pour aller plus loin
Pour plus d’informations sur les référentiels gérés dans la CZ, voir la page Fichiers d’autorité dans la Community zone d’Alma.
Voir la page Zones des points d’accès – Généralités pour des éléments sur les liens entre point d’accès dans la notice bibliographique et notice d’autorité.
Voir L’indexation matière : introduction pour une synthèse des référentiels utilisés pour l’indexation matière et des exemples.
Voir aussi les pages Sources pour l’identification et la création de notices d’autorité et Périmètre de création des notices d’autorité