Workflow
Introduction
Les périodiques sous format papier font l’objet d’une notice complète dans Alma.
Pour rappel, une version en ligne est toujours décrite dans une notice bibliographique distincte.
Dans Primo, pour l’utilisateur final, les notices peuvent être dédoublonnées si elles rencontrent les critères suffisants :
On enregistre dans la notice bibliographique les informations de périodicité (008/18 ; 310 ; 321) et de régularité (008/19), ainsi que les informations de dates de publication (008/07-14 ; 264 $c ; 264 $3 ; 362) et les désignations d’ordre séquentiel (362).
On enregistre dans la notice holding les informations sur le type de notice de fonds (LDR/06), le niveau d’enregistrement (LDR/17), le statut de réception (008/06) la méthode d’acquisition (008/07), ainsi que le schéma de publication (853/854/855) et la langue dans laquelle les données d’énumération et de chronologie seront données.
Ligne de commande, modèle, calendrier
Les périodiques suivis font en général l’objet d’une ligne de commande.
La présence d’une ligne de commande est obligatoire pour réceptionner les fascicules dans le département Acquisitions de l’implantation et pour attribuer une date d’arrivée prévue. (Elle est également obligatoire pour pouvoir générer des rappels pour les fascicules manquants – fonctionnalité non utilisée actuellement).
- S’il n’y a pas de ligne de commande, la date d’arrivée prévue est la date du fascicule.
- Dans la ligne de commande, la méthode d’acquisition peut être de type « Don », « Échange », ou « Technique » : cela signifie qu’on utilise les modèles de prévision et qu’on réceptionne des fascicules sans fournir d’information de prix, de budget…
- Les fascicules en attente de réception sont créés à l’aide d’un modèle de prévision.
- Mais on peut créer un modèle de prévision et créer des fascicules à réceptionner sans le lier à une ligne de commande.
Le modèle de prévision, ou schéma prévisionnel de parution d’une publication en série, est fourni dans la notice HOL attachée à la notice bibliographique. Il est représenté par les zones :
- 853 (unité de base)
- 854 (matériel supplémentaire)
- 855 (index)
Il contient les données nécessaires pour établir le schéma – ou « Calendrier » prévisionnel.
Le Calendrier est le point de départ numérique/chronologique pour commencer le calcul du modèle. Il permet de créer les fascicules à l’avance.
- Tous les exemplaires créés à partir du calendrier prévisionnel sont décrits de la même façon
- Les gestionnaires et les utilisateurs finaux peuvent voir les fascicules en attente de réception
- On peut réceptionner plusieurs fascicules en même temps
Le calendrier prévisionnel peut être utilisé systématiquement pour tous les périodiques papier, ou seulement pour certains titres. Il n’est pas obligatoire : on peut réceptionner un nouveau fascicule pour une ligne de commande sans passer par un calendrier prévisionnel.
Le calendrier prévisionnel renseigne la date de publication du 1er fascicule de l’année.
La ligne de commande renseigne la date de réception prévue du 1er fascicule ainsi qu’un intervalle d’abonnement basé sur la périodicité de la revue.
L’intervalle d’abonnement permet de calculer la date de réception des fascicules suivants.
Les valeurs suivantes sont suggérées pour l’intervalle d’abonnement :
Date du fascicule et date de réception prévue se retrouvent au niveau du détail de l’exemplaire :
Cohérence des données
Un même périodique ne peut être décrit de plusieurs manières. Il répond à un modèle qui permet de générer des données d’énumération et de chronologie correspondant à la réalité de la publication.
La façon dont les données sont enregistrées peut avoir un impact par exemple sur la création de liens dans une notice bibliographique… L’uniformité est importante pour une même collection, et pour des collections distinctes dans différentes implantations.
Changement de titre
Lorsqu’un périodique change de titre, et si une nouvelle notice bibliographique doit être établie, ne pas oublier de marquer le 1er titre comme ‘arrêté’ (HOL 008, position 06, et HOL 919 + fermer l’état de collection).
Si le changement de titre a lieu en cours d’abonnement, la ligne de commande du titre précédent doit être associée à la notice HOL du nouveau titre.
Changement de périodicité
Lorsqu’un périodique change de schéma de parution, un nouveau modèle doit être ajouté au modèle existant dans la notice HOL. Pour la procédure à suivre, voir la page Créer le modèle de prévision et les exemplaires.
Pour aller plus loin
Voir les pages :
Affichage et gestion des états de collection
Créer le modèle de prévision et les exemplaires
Réception des fascicules de périodiques