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Périmètre de création des notices d’autorité

Lors du catalogage, tout point d’accès donné dans les zones 1XX, 6XX, 7XX, 8XX des notices bibliographiques constitue un point d’accès contrôlé, c’est-à-dire lié à un référentiel et soumis au contrôle d’autorité sur base de son identifiant (enregistré en $$0 de la zone concernée dans la notice bibliographique).

Le fichier d’autorité principal pour les noms, titres et indexation Rameau est IdRef.

La création de notices d’autorité dans IdRef doit être envisagée pour différencier l’agent d’un autre agent portant le même nom et ainsi éviter de mauvais appariements par les traitements automatiques !

Si l’entité n’existe pas dans IdRef, vous devez introduire une demande de création via la Plugin Alma/IdRef.

Lorsque vous identifiez le point d’accès, que ce soit à l’aide d’un autre catalogue ou du fichier VIAF, n’oubliez pas de préciser dans la demande qu’une notice d’autorité existe à la BNF ou dans VIAF et fournissez alors son identifiant ARK ou son permalien VIAF : le catalogueur autorité pourra ainsi faire plus facilement la création dans IdRef par dérivation et s’évitera des recherches d’identification qui relèvent du travail du catalogueur ‘bibliographique’.

Si l’entité n’existe ni dans BNF ni dans un autre fichier d’autorité disponible (VIAF ou WorldCat Entities notamment), et n’est pas identifiable à partir d’autres bases de données (ORCID, CERL, WBIS…), la création n’est pas obligatoire tant que l’absence de notice d’autorité liée ne nuit pas à la cohérence du catalogue (homonymies, confusions…). Par convention, il est cependant préférable de toujours créer ou demander la création.

Par contre, la création systématique d’une notice d’autorité complète pour les entités agents absentes d’IdRef est requise dans les cas suivants :

  • Fonds spécifiques à une bibliothèque :
    • par exemple ressources de droit belge
    • l’auteur publie beaucoup
    • l’auteur a une renommée ((inter)nationale) dans son domaine
  • Personnel ULiège, y compris :
    • Auteurs d’une thèse défendue à l’ULiège
    • Auteurs d’une thèse défendue dans une autre université, faisant ou ayant fait partie du personnel de l’ULiège
    • Auteurs d’un mémoire, TFE, ou autre document académique présenté à l’ULiège, faisant ou ayant fait partie du personnel de l’ULiège (si l’appartenance à l’Université ne peut être établie, ne pas créer de notice d’autorité). Une notice IdRef ne doit pas être créée simplement pour un auteur d’un mémoire ULiège.
  • Auteurs liégeois
  • Auteurs belges
  • Entités de type collectivités : ULiège, Belgique
  • Patrimoine et histoire locale

Sauf accord préalable et explicite de l’auteur, ne pas se servir de données privées (par exemple extraites d’Alma) de nos usagers pour établir des notices d’autorité. Par contre, des sources publiques comme les réseaux sociaux peuvent être utilisées (année de naissance par exemple).

Concernant les congrès, il n’est pas recommandé de créer des notices IdRef pour les congrès ayant un nom particulier.
Exemple : Colloque Ignorance savante et savoirs ordinaires à la Renaissance (2021 ; Lyon, Rhône, France) n’est pas recommandé.

Depuis la mise en production dans l’interface IdRef (novembre 2021) et de la récupération des notices d’autorité présentes dans la zone Institution, la création de notices d’autorité locales n’est plus autorisée. Toute création doit se faire dans IdRef. Toute demande de création passe donc par les catalogueurs spécialisés pour cette tâche, qui assurent la mise à jour des points d’accès dans les notices bibliographiques.

Les demandes de création doivent toujours se faire à partir d’une notice bibliographique, via le Plugin Alma/IdRef, et après vérification dans l’interface web IdRef, dans l’application Demande IdRef.

Pour aller plus loin

Voir aussi la page Sources pour l’identification et la création de notices d’autorité dans IdRef