Introduction
L’option Modifier les informations de l’exemplaire (Change Item Information), accessible via la commande Scanner les exemplaires (Scan in Item) du menu Services aux usagers (Fulfillment) permet d’apporter des modifications à un exemplaire (item).
Vous pouvez donc :
- modifier un exemplaire de votre bibliothèque de manière temporaire (en lui attribuant notamment une localisation et/ou une cote temporaires)
- supprimer les informations temporaires en restaurant les informations permanentes (comme la cote et la localisation permanentes présentes dans la notice HOL, ou l’éventuelle exception de circulation (item policy)
- modifier un exemplaire de votre bibliothèque de manière permanente. Les modifications de cote et de localisation sont traités de différentes manières (création ou non d’un nouveau HOL)
- transférer un exemplaire vers une autre bibliothèque de manière temporaire ou permanente. Les modifications sont alors apportées sans devoir éditer le détail de l’exemplaire ni la notice holding.
Pour le déplacement permanent d’exemplaires (à la pièce ou par lot) entre implantations, voir la page Déplacer des exemplaires d’une implantation à une autre.
Remarque : les modifications d’exemplaire sont immédiatement répercutées pour l’usager final sur l’interface publique et le volume reste disponible. Les opérations de traitement physique (recotation, étiquetage…) doivent donc être réalisées en temps voulu. Si ces opérations, pour une raison ou une autre, doivent prendre un certain temps il est alors nécessaire de placer les volumes dans le work order ‘Catalogage’.
Accéder à la fonctionnalité
Agent localisé au bureau de prêt de la bibliothèque
Cette option est choisie si toutes les opérations (recotation, étiquetage…) sont effectuées dans la foulée.
Menu Fulfillment > Resource Request > Scan in items
> Onglet Change Item Information
Dans ce cas, l’exemplaire est automatiquement localisé dans la bibliothèque qui correspond au bureau de prêt sélectionné. Il est donc important de s’assurer que le bureau de prêt sélectionné est correct puisqu’Alma ne tiendra pas compte de la bibliothèque de départ.
Agent localisé dans le Département Acquisitions et Catalogage de la bibliothèque
Cette option est choisie lorsque toutes les opérations ne sont pas effectuées dans la foulée (étiquetage différé, nombreux volumes à traiter, contrôle qualité de la description bibliographique à effectuer ultérieurement…).
Menu Fulfillment > Resource Request > Manage in Process items
> Bouton Scan in Items
> Onglet Change Item Information
Dans ce cas, l’exemplaire est automatiquement localisé dans le work order Acquisitions & Catalogage à l’étape Catalogage avec ses nouvelles données de localisation.
Remarque : ici, si on passe directement par le Scan in items sans passer par le Manage in Process items, l’exemplaire se mettra en transit vers le département.
Modification permanente
La modification permanente permet de modifier la localisation, la cote et l’exception de circulation (item policy) d’une document de manière définitive. Le code-barres peut également être changé mais c’est relativement rare.
Attention, le comportement d'Alma et donc la manière dont sont traitées les modifications diffère selon que le champ Cote (Call number) du formulaire soit complété ou non et selon la structure initiale de l'inventaire !
Champ cote non complété + 1 seul exemplaire lié au HOL
= HOL de départ conservé et modifié (aucune perte d’infos)
Champ cote non complété + plusieurs exemplaires liés au HOL
= Création d’un nouveau HOL reprenant les informations du HOL de départ. HOL de départ conservé (aucune perte d’infos *).
Champ cote complété + Nouvelle cote (qui ne correspond à aucun HOL existant) + 1 seul exemplaire lié au HOL
= HOL de départ conservé et modifié (aucune perte d’infos)
Champ cote complété + Nouvelle cote (qui ne correspond à aucun HOL existant) + plusieurs exemplaires liés au HOL
= Création d’un nouveau HOL reprenant les informations du HOL de départ et la nouvelle cote. HOL de départ conservé (aucune perte d’infos *)
Champ cote complété + Nouvelle cote (qui correspond à un HOL existant avec localisation identique) + 1 seul exemplaire lié au HOL
= Exemplaire rattaché au HOL existant et identique (cote + localisation), pas de création d’un nouveau HOL et suppression du HOL correspondant à l’exemplaire déplacé Attention : perte d'infos du HOL de départ! Il faut donc répliquer les informations qui doivent être conservées.
Champ cote complété + Nouvelle cote (qui correspond à un HOL existant avec localisation identique) + plusieurs exemplaires liés au HOL
= Exemplaire rattaché au HOL existant et identique (cote + localisation), pas de création d’un nouveau HOL et HOL correspondant à l’exemplaire déplacé conservé (aucune perte d’infos *) .
* Les informations sont certes conservées lorsqu'il y a création d'un nouveau HOL mais peuvent ne pas correspondre à l'exemplaire modifié, il est donc toujours important de vérifier que les données du holding correspondent à/aux exemplaire(s) qui y est/sont finalement attaché(s). Il peut s’agir des éléments suivants :
- Une note publique ou privée relatives à la localisation du document (852 $$z ou $$x)
- Une note sur la source immédiate d’acquisition (541)
- Des notes sur la provenance (561) et la reliure (563)
- Une note sur les actions de conservation (583)
- Les zones relatives aux fonds conservés : 866, 867, 868, et les zones permettant d’établir des calendriers de parution pour les périodiques (853, 854, 855)
- Des notes locales : note sur le suivi des périodiques, note sur l’exemplaire (995)
Visualiser le contenu du HOL de départ avant toute modification ainsi que vérifier l’arborescence de l’inventaire a donc toute son importance afin d’effectuer des modifications cohérentes !
La fonctionnalité ne doit pas être utilisée pour modifier la cote et/ou la localisation d’un périodique ou d’une monographies en plusieurs volumes : il est préférable d’effectuer les modifications directement dans la notice HOL afin de modifier avec certitude l’ensemble des exemplaires.
Cas pratiques
Il n’est pas nécessaire d’avoir des rôles d’inventaire avec des périmètres sur toutes les implantations pour pouvoir intégrer dans ses collections des volumes venant d’une autre implantation.
Exemple 1
Au sein d’une implantation, une série de volumes doivent changer de localisation et de cote de rangement.
– Chaque volume a sa propre cote de rangement (numéro topographique : un traitement par lot n’est donc pas possible).
– L’agent en charge des modifications a un rôle de Circulation desk operator, mais pas de rôle lié à l’inventaire : il peut donc visualiser les particularités de l’exemplaire et du HOL, mais pas les éditer.
Il utilise la fonctionnalité Change item information pour modifier la localisation et attribuer la nouvelle cote de rangement à chaque volume déplacé
Exemple 2
Les différents volumes d’une monographie en plusieurs volumes, localisés dans différentes bibliothèques A, B, C, D, sont rassemblés dans une seule implantation B.
– L’opérateur qui reçoit les volumes dans la bibliothèque B a les droits d’inventaire sur sa bibliothèque uniquement. Il ne peut donc éditer directement le détail de l’exemplaire ni la notice HOL pour y effectuer les changements nécessaires.
Il utilise la fonctionnalité Change item information pour localiser les ouvrages dans sa bibliothèque.
Exemple 3
La bibliothèque Alpha-Romane (BGP05) transfère vers la bibliothèque Alpha-Principale (BGP02) plusieurs caisses de livres qui seront désormais localisés au Magasin à livres.
En se localisant au bureau de prêt principal de BGP02, l’agent utilise la fonctionnalité Change item information pour modifier les informations de localisation de chaque item :
– La nouvelle bibliothèque propriétaire sera automatiquement BGP02
– La localisation MAL est sélectionnée dans la liste
– La nouvelle cote de rangement est renseignée dans le champ « Call number »
– Les volumes sont ensuite transférés vers le magasin à livres.
Exemple 4
Les ouvrages transmis par BGP05 doivent être recatalogués.
(1) l’opérateur a le rôle Receiving operator pour BGP02
Soit, il se localise dans le Département Acquisitions & Catalogage de BGP02 et ouvre la fonctionnalité Change item information à partir du lien Manage in process items.
– La nouvelle bibliothèque propriétaire sera automatiquement BGP02
– La localisation MAL est sélectionnée dans la liste
– La nouvelle cote de rangement est renseignée dans le champ « Call number »
– L’item est envoyé au Département Acquisitions & Catalogage : il a le process type Acquisitions et Catalogage, et se trouve à la 1ère étape de traitement : Catalogage
Soit, il se localise dans le Département Acquisitions & Catalogage de BGP02 et ouvre la fonctionnalité Change item information à partir du lien Scan in items : l’item sera mis en transit vers le département.
(2) l’opérateur n’a pas le rôle Receiving operator
Il fait les changements de localisation, de cote… à partir du menu Scan in Items
Il place l’item dans le Work order à partir du résultat de recherche Physical items
Modification temporaire
La modification temporaire permet de gérer la localisation temporaire d’un document au sein de la bibliothèque. Par exemple :
- les nouveaux livres rangés sur des présentoirs
- les derniers fascicules de périodiques reçus présentés dans des casiers
- les documents qui sont réunis dans un rayonnage spécifique pour la durée d’un cours, d’un séminaire, etc.
La modification temporaire d’un exemplaire ajoute des informations dans des zones de l’exemplaire dédiées aux informations temporaires. Ces zones « recouvrent » en quelque sorte les informations permanentes mais ne les remplacent ou ne les modifient pas.
Les localisations temporaires doivent être choisies dans la liste générale des localisations associées à la bibliothèque. Les conditions de circulation qui sont liées aux localisations provisoires prennent le pas sur les conditions de circulation liées aux localisations permanentes.
La date de retour (due back date) permet de déterminer une date au-delà de laquelle il est prévu que le document quitte sa localisation temporaire pour retourner à son emplacement permanent. Au lendemain de la date d’échéance, Alma génère automatiquement (via le service Restore requests) une demande (request) de remise en place (restore) de l’exemplaire. Attention qu’Alma n’efface pas automatiquement la localisation temporaire à la date d’échéance !
C’est au bureau de prêt de la bibliothèque à laquelle l’exemplaire appartient d’assurer le suivi de la demande de remise en place (restore).
Affichage des informations temporaires
Les informations temporaires sont automatiquement ajoutées aux informations de localisation permanente, et identifiées comme informations temporaires.
En recherche All Titles :
En recherche Physical items :
Dans l’éditeur d’exemplaire physique :
Pour l’utilisateur final :
(1) Seules les informations temporaires sont affichées : cas d’une nouvelle acquisition (monographie).
(2) Les informations temporaires sont affichées en plus des informations permanentes : cas des périodiques, dont certains fascicules sont placés dans des casiers pour l’année en cours par exemple.
Cas pratiques
Exemple 1
Les nouvelles acquisitions de la bibliothèque Graulich sont systématiquement placées sur présentoir.
Une fois les traitements post-réception terminés, les ouvrages sont placés sur le présentoir.
– L’agent utilise la fonctionnalité Change item information, sélectionne le changement ‘Temporary’, et choisit la localisation Présentoir dans la liste des localisations
– Les conditions de circulation du Présentoir sont identiques à celles de la localisation permanente du volume
– Ici, la date de retour n’est pas exploitée
Exemple 2
Chaque année, une liste de volumes sont mis de côté dans un espace réservé de la bibliothèque Alpha-Germanique : il s’agit d’ouvrages qui serviront pour certains cours durant l’année académique.
– La localisation temporaire utilisée n’a pas les mêmes conditions de circulation que la localisation permanente
– Une cote de rangement temporaire est ajoutée
Exemple 3
Une implantation du réseau ‘prête’ à une autre implantation, pour une durée déterminée, un certain nombre d’ouvrages, dans une discipline précise.
– L’opérateur qui réceptionne les ouvrages dans la bibliothèque qui va les accueillir utilise la fonctionnalité Change item information, et sélectionne le type de changement ‘Temporary’
– Il choisit ensuite dans la liste des localisations de sa bibliothèque celle destinée à recevoir les volumes
– Il précise une date de retour à la bibliothèque d’origine
– A la date choisie, le job ‘Requests – Restore Temporary Shelved Items’ créera une demande de restauration à l’emplacement d’origine pour ce volume
Restaurer les information permanentes
(1) Pour supprimer la modification temporaire et revenir aux informations d’origine, sélectionner dans la fonctionnalité le type de changement Restore.
Le document ‘restauré’ retrouve automatiquement ses informations de localisation permanente.
A noter que l’exemplaire n’est plus en localisation temporaire mais l’information est conservée et indexée. En effet, lorsque vous recherchez des documents en localisation temporaire via la recherche Physical items, vous devez sélectionner en plus l’index ‘In Temporary location’ :
- Yes : les exemplaires sont toujours physiquement en localisation temporaire
- No : les exemplaires ne sont plus physiquement en localisation temporaire
Possibilité utilisée par les agents n’ayant pas de rôle lié à l’inventaire. Les informations restent présentes bien que ‘inactives’.
(2) Passer par l’éditeur d’exemplaire physique, dans le cadre réservé aux informations temporaires, cocher la case ‘No’ et supprimer la localisation temporaire (sélectionner la ligne vide à la fin de la liste déroulante) puis enregistrer.
Possibilité utilisée par les agents ayant un rôle d’inventaire et ne souhaitant pas conserver les informations.
(3) La fonctionnalité Due back date a été utilisée
Le lendemain de la date de retour prévu (Due back date), le job ‘Requests – Restore Temporary Shelved Items’ crée une demande de restauration sur les items : l’opérateur du bureau de prêt voit donc apparaître la request dans la liste de tâches le lendemain de la date de retour prévu.
Cas de transferts temporaires entre bibliothèques :
La demande de remise en place apparaît dans la liste de tâches du bureau de prêt où l’exemplaire était localisé de façon temporaire.
Une fois le ‘restore’ effectué, l’exemplaire est en transit vers la bibliothèque propriétaire. L’opérateur effectue alors, au retour effectif du volume dans la bibliothèque propriétaire, la remise en place à partir de la fonctionnalité Scan in Items.
Il est possible de suivre les demandes de restauration via le Monitor Requests & Items Processes en sélectionnant le Request/Process Type ‘Restore Item’.
Traitements par lot
Des traitements par lot sont possibles pour les modifications permanentes de localisation. Il faut pour cela créer un set exemplarisé. Voir la page Exploiter les résultats de recherche.