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Liste des tâches du Contrôle d’autorité (ACTL)

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Présentation

La liste de tâches Contrôle d’autorité (ACTL – Authority Control Task List) permet le suivi au quotidien des traitements (jobs) de contrôle et de correction sur les points d’accès des notices bibliographiques à partir des fichiers d’autorité.

Le suivi quotidien des liens entre point d’accès bibliographique et données d’autorité est un axe essentiel du travail du catalogueur et revêt de plus en plus d’importance dans un environnement de données liées.

Les traitements contrôlent les points d’accès des notices bibliographiques. Lorsqu’une notice bibliographique est modifiée, lorsqu’une notice d’autorité est nouvelle, modifiée, ou supprimée, les points d’accès font l’objet des traitements de contrôle.

Les corrections et améliorations se font en suivant les consignes pour les Points d’accès (auteurs, titres et sujets) dans les notices bibliographiques.

Les notices bibliographiques des zones Institution et Communauté sont visées par les jobs, et tous les référentiels disponibles dans la CZ sont impliqués.
Cependant, au niveau du suivi de tâche ACTL, seules les notices de la zone Institution doivent être contrôlées, et seuls les référentiels définis dans les consignes de catalogage sont pris en compte.

Le contrôle d’autorité dans Alma se fait en 2 traitements : (1) Authorities – Link BIB Headings et (2) Authorities – Preferred Term Correction. Chacun de ces traitements fournit des rapports que l’on retrouve dans la liste des tâches :

Personnalisation

Il est possible d’afficher ou non certaines colonnes, de déplacer les colonnes et d’en choisir la largeur.

Facettes et filtres

Les facettes sont utilisées pour filtrer sur le vocabulaire, les champs, le mode et les tags.

Les filtres portent sur le type de rapport, le type d’inventaire lié, le niveau de la notice, les notices supprimées de la publication, les notices liées à la Community Zone et l’intervalle de date.

Actions générales

Les actions « Apply Selected » et « Dismiss selected » sont à utiliser avec mesure car elles permettent des actions par lot et certaines propositions peuvent alors échapper à la vigilance.
Les actions « Apply All » et « Dismiss All » ne doivent pas être utilisées.

Le bouton action

Le bouton d’action est disponible uniquement en regard de chaque sous l’onglet Review

  • Edit : la zone concernée est surlignée en bleu dans le MDE et est directement éditable. Si d’autres zones de la notice sont concernées par le suivi d’une tâche, elles sont également surlignées.
  • Apply : applique directement la proposition dans la notice BIB, la tâche est retirée de la liste
  • Dismiss : rejette la proposition, la tâche est retirée de la liste.
  • View hidden : permet d’afficher les colonnes masquées.

Procédure

1. Ouvrir la liste des tâches Contrôle autorité

Menu Ressources > Cataloguing > Authority Control Task List

2. Sélectionner l’onglet « Review »

3. Filtrer sur « Linked to Community Zone » : No.

4. Utiliser les facettes pour traiter les différents vocabulaires : traiter en priorité IDREF.

5. Pour IDREF, utiliser les facettes pour traiter les rapports selon leur mode : être particulièrement attentifs au « mediated » qui demandent une intervention manuelle.

6. Traiter les différents cas (voir ci-après Spécificités des différents cas rencontrés)

(7.) Lorsqu’une notice est éditée, outre la zone identifiée dans la liste ACTL, toutes les autres zones de points d’accès de la notice seront contrôlées :

  • vérifier la présence du lien pour toute zone de point d’accès
    Pour les noms et titres en 100, 110, 111, 130, 700, 710, 711, 730, privilégier IDREF
    > créer les notices d’autorité si nécessaire (en tenant compte du périmètre de création)
  • il peut y avoir une différence entre le PPN enregistré en $$0 et le numéro PPN repris dans l’URI en $$1 : lorsque les notices sont fusionnées dans IdRef, le $$0 est automatiquement mis à jour dans Alma sur base des changements apportés à la notice d’autorité, mais le contenu du $$1 n’est pas adapté – ce n’est pas gênant puisqu’il s’agit d’identifiants pérennes mais l’URI peut cependant être corrigée (en réactivant le plugin)
  • vérifier la présence du $1 dans les zones liées à IDREF

(8.) Retour à la liste des tâches.

9. Appliquer l’action appropriée.

Onglet REVIEW

Tous les rapports de l’onglet Review sont passés en revue (attention, il peut y avoir des ‘doublons’ – de rapports qui se chevauchent).

Rapport AUT record deleted – Unlinked BIB heading

Le bouton d’action permet soit de supprimer la ligne (‘dismiss’), soit d’éditer la notice pour identifier la correction ou apporter les corrections nécessaires :

  1. La notice IDREF PPN 183710037 a été fusionnée dans PPN 2759688. L’identifiant en $$0 a bien été corrigé. Par contre, l’URI est toujours celui correspondant à PPN 183710037 => éditer la notice et supprimer le $$1. Le point d’accès sera par la suite enrichi par l’URI lors du traitement « Preferred term correction » suivant. Sauvegarder la notice et revenir sur la liste de tâches pour supprimer la ligne (‘dismiss’).
  2. L’indexation matière a été revue avec l’aide de l’assistant IA
  3. L’indexation matière a été revue avec l’aide de l’assistant IA
  4. Suite à des corrections dans IDREF, le PPN a été fusionné dans une autre notice. L’auteur doit être identifié à nouveau dans le référentiel. Le point d’accès devient :
    $$a Cribier, Françoise $$c géographe $$d 1930-2025 $$e auteur $$2 idref $$4 aut $$0 (IDREF)061166111 $$1 http://www.idref.fr/061166111/id

Rapport Preferred Term Correction – BIB heading found no authorized term

Le bouton d’action permet soit de supprimer la ligne (‘dismiss’), soit d’éditer la notice pour identifier la correction ou apporter les corrections nécessaires :

  1. La zone (100) n’apparaissait plus comme liée (absence des jumelles) : réactiver le liage par F3
  2. La zone concernée est une zone 655 alors que la notice d’autorité est une zone 150. Le terme LCSH ne peut être employé en subdivision que dans le domaine de la littérature. Il ne s’agit pas dans le cas présent d’une anthologie littéraire => supprimer la zone et supprimer l’équivalent IDREF
  3. La zone 655 utilise l’autorité ‘nom commun’ LC sh 85121842. Ici, c’est l’usage d’un Genre/Forme qui est requis. La notice contient par ailleurs une autre zone 655 avec l’indexation genre/Forme LCGFT => supprimer la zone.

Rapport Preferred Term Correction – BIB heading updated (mediated correction)

! Attention à la perte des subdivisions
Alma considère le lien sur l’ID comme un lien complet et seul le 1er ID est pris en compte. Les subdivisions sont donc supprimées par le job Preferred Term Correction : pour éviter cela, mais conserver tout de même les éventuels changements dans la notice d’autorité utilisée comme tête de vedette, la tâche est soumise à l’approbation par le catalogueur. Le rapport est identifié comme « mediated correction » et étiqueté (Tag) « Contrôler perte subdivision ».
Ce rapport requiert donc toute l’attention pour éviter de perdre des informations.

  1. Un qualificatif a été ajouté à la forme préférée dans la notice d’autorité. => Comme il n’y a pas de subdivision, la correction peut être appliquée. Attention cependant que plus aucune ponctuation n’est présente.
  2. Problème de ponctuation (point après la date) => soit appliquer la correction : la virgule qui sépare le $a du $d est donc perdue ; soit éditer la notice ; soit rejeter
  3. Perte de la subdivision « Critique et interprétation » ! Attention que les sous-champs $0 et $1 correspondant à cette subdivision sont eux conservés. Si la tête de vedette ne propose aucun changement (par exemple, ajout de qualificatif ou de date), s’il n’y pas eu de modification au niveau de l’identifiant => rejeter la correction.
  1. Une modification du mapping Unimarc vers Marc21 affecte les notices d’autorité ‘Collectivités’. Certaines informations, qui ne sont plus en $$g, sont désormais mal placées dans la zone. C’est le cas ici : le qualificatif ‘2024’ ne s’applique pas à ‘France’ seul, mais bien à la collectivité => rejeter la suggestion (‘dismiss’)
  2. Même contexte de modification du mapping que ci-dessus. Par contre, dans ce cas, le changement est effectué correctement => la correction peut donc être appliquée (‘apply’)
  3. L’ordre des sous-champs, issu d’une fusion avec une notice Sudoc, n’est pas conforme au Marc21. La proposition de correction modifie cet ordre, mais supprime aussi les parenthèses au qualificatif de lieu. => rejeter la suggestion (‘dismiss’)
  1. et 2. L’ordre des sous-champs, issu d’une fusion avec une notice Sudoc, n’est pas conforme au Marc21. La proposition de correction modifie cet ordre, sans affecter les autres éléments => la correction peut donc être appliquée (‘apply’)
  1. La notice d’autorité a été modifiée : suppression du qualificatif => appliquer la correction (‘apply’)
  2. La notice d’autorité ‘Personne’ pour Christian Wolff a été modifiée : ajout d’un qualificatif. Il faut donc que cette modification soit visible dans nos données, sans perdre la chaîne d’indexation complète avec ses subdivisions => éditer la notice bibliographique et refaire les opérations de liage via le Plugin Alma/IdRef. Une fois les changements faits et la notice sauvegardée, revenir à la liste et enlever la ligne de la liste en rejetant la suggestion (‘dismiss’)
  3. Aucune modification sur le point d’accès ‘Dürer’ => rejeter la suggestion (‘dismiss’)
  1. La notice d’autorité ‘Personne’ pour Michel Foucault a été modifiée : suppression d’un qualificatif. Il faut donc que cette modification soit visible dans nos données. Par ailleurs, la subdivision ‘Entretiens’ en $$v devrait être déplacée en zone Genre/Forme 655 => éditer la notice bibliographique : créer la zone 655 avec l’indexation Genre/Forme $$a Entretiens et activer le F3 ; supprimer toutes les données relatives à la subdivision ($$v + $$0 et $$1 associés) dans la zone 600 et activer le F3. La notice contient désormais une zone 600 et une zone 655. Une fois les changements faits et la notice sauvegardée, revenir à la liste et enlever la ligne de la liste en rejetant la suggestion (‘dismiss’).

1. Il n’y a pas de changement dans la notice correspondant à la tête de vedette. La suggestion pourrait être rejetée. La chaîne d’indexation conserverait donc une subdivision non identifiée (pas d’ID en $0) et non liée à IdRef : il convient donc d’éditer la notice, lancer le Plugin, etc. Mais, dans ce cas précis, il convient d’analyser l’emploi du terme ‘littérature française’ en subdivision à un nom de personne : cet emploi n’est pas autorisé par Rameau, la subdivision doit être donc enlevée (la notice contient par ailleurs une autre zone incluant le terme ‘Littérature française’). Une fois les changements faits et la notice sauvegardée, revenir à la liste et enlever la ligne de la liste en rejetant la suggestion (‘dismiss’).

Dans l’exemple ci-dessous, la subdivision est correcte et doit donc être conservée, en y ajoutant ses propres identifiant et URI via le Plugin Alma/IdRef :

! Il peut arriver aussi que la subdivision vienne devant l’identifiant :

$aMédicis, Laurent de $d1449-1492 $xCollections d’art. $0(IDREF)028883683 $2idref
Dans ce cas, la correction de terme préféré supprimerait la subdivision, mais cette correction est peut-être moins visible dans la liste. Attention donc à bien réactiver le plugin – ou à modifier la structure de l’indexation si nécessaire (par exemple, déplacer un $v en zone 655).
=> $$a Médicis, Laurent de, $$d 1449-1492 $$2 idref $$0 (IDREF)028883683 $$1 http://www.idref.fr/028883683/id $$x Collections d’art. $$0 (IDREF)028664906 $$1 http://www.idref.fr/028664906/id

Caractères NSB/NSE pour les tris :

=> Appliquer les corrections qui ajoutent les << >> à l’article initial dans les notices nom-titre ou les noms de collectivités.

=> Par contre, dans ce 2nd exemple, ne pas appliquer la suggestion (‘dismiss’) : les caractères qui isolent l’article initial ne sont pas valides.

Rapport Preferred Term Correction – Failed to enrich bib heading and record with URI

Pas d’exemple

Rapport Linking – BIB heading found no matching AUT headings

Exemples

  • Zone 084
    • Dismiss all
  • Zone 100
    • Notices créées dans IdRef mais non encore moissonnées au moment du traitement
      => si elles ont été moissonnées par la suite, présence des jumelles dans l’éditeur de métadonnées
      => si l’icône des jumelles n’apparaît pas, cela signifie que la notice n’existe pas dans la CZ : après vérification, vous pouvez soit éditer la notice et effectuer une modification minime, soit signaler son absence aux correspondants autorité (coraut@lists.uliege.be)
  1. Le point d’accès possède un identifiant LC, or le contrôle se fait sur IDREF, qui deviendra à terme notre unique référentiel : il n’y a forcément pas de matching => créer / demander la création de la notice d’autorité dans IdRef puis supprimer l’entrée de la liste (‘dismiss’)
  2. La notice d’autorité a été créée dans IdRef mais n’a pas été moissonnée => soit apporter une modification dans IdRef, soit signaler aux correspondants autorité. Ne pas supprimer la ligne tant que la notice n’est pas moissonnée.
  3. Même problématique que dans le cas 1. Ici, la notice existe à la BNF => créer / demander la création de la notice d’autorité dans IdRef puis supprimer l’entrée de la liste (‘dismiss’)
  4. Le point d’accès est lié à une notice d’autorité locale, créée sous le fichier FRBNF => Vérifier la présence de l’entité dans IdRef via le F3. S’il existe bien une notice d’autorité, la sélectionner et (faire) supprimer la notice d’autorité locale. Dans ce cas-ci, la notice d’autorité locale avait déjà été supprimée. Retirer l’entrée de la liste (‘dismiss’).
  • Zone 650
  1. L’indexation n’est pas correcte : le document ne constitue pas une étude sur la littérature australienne => éditer la notice et corriger l’indexation puis retirer la ligne du rapport (« dismiss’)
  2. Même cas : la vedette LCSH ‘Greek literature’ ne constitue pas une Genre/Forme. Il n’y a pas d’équivalent au Genre/Forme Rameau utilisé par ailleurs dans la notice => éditer la notice et supprimer la zone, puis retirer la ligne du rapport (« dismiss’)

Rapport Linking – BIB heading link change due to AUT record redirection

L’identifiant sur lequel repose le lien, enregistré en 035$a de la notice d’autorité, a changé. C’est le cas notamment lorsque des notices sont dédoublonnées dans IdRef.

L’ID en $0 est automatiquement modifié.
Par contre, l’URI en $1 est inchangée. Comme il existe une redirection, il n’est pas obligatoire d’éditer la notice pour récupérer via le F3 l’URI actualisée.

Onglet ALL

L’onglet All reprend les rapport de l’onglet Review ainsi que d’autres rapports, sous forme informative (pas de bouton d’action).

Il faut cependant contrôler les rapports suivants :

Rapport Preferred Term Correction – Record enriched with URI successfully

La notice contenait la zone :
650 #7 $$a Histoire militaire $$z Rome $$y 264-30 av. J.-C. $$2 idref $$0 (IDREF)050501917 $$1 https://www.idref.fr/050501917id
Le job « Preferred term correction » inclut l’enrichissement des URIs. La zone est donc corrigée comme ceci :
650 #7 $$a Histoire militaire $$z Rome $$y 264-30 av. J.-C. $$2 idref $$0 (IDREF)050501917 $$1 https://www.idref.fr/050501917id $$1 http://www.idref.fr/050501917/id
=> l’URI ajouté manuellement lors du catalogage contient une erreur mais n’est pas supprimé automatiquement. Il faut donc éditer la notice et supprimer le $$1 erroné pour ne conserver que l’URI issu de l’enrichissement.

! Attention : lorsque vous avez ouvert l’onglet « All », il peut arriver que lorsque vous basculerez sur l’onglet « Review », le contenu ait disparu. Sélectionnez alors un rapport ou tous les rapports via le filtre « Report Type ».

Points d’attention

  • Attention à la perte de subdivisions !
    • Tenir compte du filtre « Mode = Mediated« 
  • Ne pas valider si la correction porte uniquement sur la suppression de ponctuation
  • Attention aux vedettes de collectivités en 110, 610, 710 et au problème de mapping Unimarc/Marc21
  • Contrôler la présence du $1
    • pour les vedettes simples, éditer la notice et activer la touche F3
  • Contrôler la présence du $0 et du $1
    • pour les vedettes matières avec subdivision qui n’existent pas telles quelles dans IdRef et ne peuvent pas être traitées avec le F3, utiliser le plugin Alma/IdRef
  • Erreurs de saisie : manque le « (IDREF) » devant le PPN en $$0, ou manque une des parenthèses, ou il y a un caractère en trop (parenthèse, point, autre caractère) devant ou après le PPN, ou « (IdRef) » est en minuscules et non en majuscules… Certaines erreurs (le préfixe est mal enregistré : ‘IDEF’, ‘IDREF IDREF’…) sont visibles directement dans la facette ‘Vocabulary »
  • Cas très rare : la notice IdRef a été supprimée et l’URI mène sur une page qui indique cette suppression
  • Ne pas conserver dans les notices des points d’accès LCNAMES en 1XX et 7XX : tout doit être créé dans IdRef.
Vocabulaires FRBNF et RAM

Traiter les zones 100-130, 600-630, 700-730, 800-830) & RAM (zones 600-655) :

  • transposer en Noms IDREF
    • ajouter les relations en $$e $$4 (le $$2 idref sera ajouté automatiquement à l’enregistrement)
    • en fonction des cas, utiliser le F3 ou activer le Plugin pour récupérer l’identifiant (en $$0) et l’uri (en $$1).
  • transposer en indexation IDREF :
    • modifier la valeur du $2 : manuellement, ou via la normalisation « Change $2ram/$2frbnf to $2idref » [Menu Editing Actions >> Enhance the Record >> Taper la lettre C pour se positionner dans la liste sur la normalisation « Change $2ram/$2frbnf to $2idref »] s’il y a beaucoup d’occurrences.
    • en fonction des cas, utiliser le F3 ou activer le Plugin pour récupérer l’identifiant (en $$0) et l’uri (en $$1), et pouvoir gérer les subdivisions.
    • être attentif aux changements dans l’indexation, issus de la réforme Rameau : par exemple, suppressions de la subdivision ‘Histoire et critique’, adaptation de la zone pour les Genre/Forme…
      Voir l’article sur la Réforme de RAMEAU

Pour aller plus loin

Pour un support à la mise en pratique, voir la page Points d’accès (auteurs, titres et sujets) dans les notices bibliographiques.

Spécifiquement pour l’indexation matière, voir aussi la page L’indexation matière : introduction.

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