Fonds d’archives – Notices Marc21

Chaque fonds d’archives fait l’objet d’une description dans le SGB.

La notice bibliographique fournit une présentation générale du fonds (identification, classement, résumé du contenu…), permet de générer une indexation du texte complet dans l’outil Primo VE, et permet d’associer à la notice à la fois un inventaire physique (notice HOL et items), un inventaire électronique (lien soit vers la page EAD, soit vers la notice dans ORBi), et, si une partie du fonds a été numérisée, un inventaire digital.
La notice bibliographique est de plus associée à une collection Alma, qui permet de proposer à l’utilisateur final un accès différent aux archives à partir des Galeries Primo.

Par ailleurs, comme ils font partie des collections patrimoniales, tous les fonds d’archives sont intégrés dans la vue Legito.

Notice bibliographique

LDR

• Coder la position 06 à p = mixed material (documents de genres multiples)
• Coder la position 07 à c = collection

008

• Coder la position 06 à i = inclusive dates of collection (dates extrêmes représentées par une collection)
• les positions 07-10 et 11-14 contiennent les dates de début et de fin de la collection

040

La langue de catalogage est toujours le français pour les documents patrimoniaux :
040 ## $$a BeLU $$b fre

Accès principal – zone 245

Fournir en $$a un titre identifiant le type de matériel « Fonds » ou « Archives » + identification du producteur du fonds.
Lorsque que le producteur identifié est une collectivité, donner en $$f les dates extrêmes, correspondant à la période de création de tous les documents décrits dans la notice. Si tous les documents ne peuvent être datés, utiliser à la place le $$g pour donner les dates générales correspondant à la date de création de la majeure partie des documents.

245 ## $$a Archives du Conseil de Salubrité publique et de la Société d’Hygiène et de Salubrité publique de la province de Liège, $$f 1837-1912

Nombre d’unités matérielles – zone 300

Donner en 300 le nombre total de fardes ou de volumes.
Si le fonds est subdivisé en séries, répéter la zone 300 autant de fois qu’il y a de séries : le $$3 est utilisé pour identifier précisément la série à laquelle s’applique le nombre de fardes en $$a.
Ne pas aller dans le détail du nombre de pièces !

300 ## $$a 27 fardes

300 ## $$3 Série 1, Archives de la Société Typographique de Bouillon et de l’Imprimerie Weissenbruch jusqu’en 1840 : $$a 145 fardes.
300 ## $$3 Série 2, sous-série 1, Archives de l’Imprimerie et de la famille de Weissenbruch de 1841 à 2006 : $$a 597 fardes.

Arrangement et classement du matériel – zone 351

Utiliser au minimum le sous-champ $$a contenant la description de l’organisation du matériel en plus petites unités, par exemple les divisions en séries, sous-séries… Si nécessaire pour la lisibilité de l’information, on peut scinder l’information entre $$a (arrangement du matériel) et $$b (classement du matériel).
Si le fonds est subdivisé en plusieurs séries, répéter la zone 351 autant de fois qu’il y a de séries : le $$3 est utilisé pour identifier précisément la série à laquelle s’applique la zone.

351 ## $$3 Série 2, sous-série 2, Documents publicitaires, promotionnels et divers conçus et imprimés par l’Imprimerie Weissenbruch : $$a Cette sous-série est classée par ordre alphabétique des clients.
351 ## $$3 Série 2, sous-série 3, Fonds photographique Weissenbruch : $$a Les photographies isolées sont classées par format, de A (plus petit) jusqu’à F (plus grand). Le dernier caractère de la cote de rangement fait référence à ce classement. Les albums photos sont numérotés et identifiés par leur thématique.

Note générale – zone 500

Fournir de façon lisible pour l’utilisateur une description générale de l’arrangement du fonds. Cette zone est utile lorsque le fonds est important et fait l’objet de plusieurs divisions en séries, sous-séries… car elle permet de donner une vue d’ensemble de la structure adoptée qui est détaillée dans la zone 351.
La note reprend le contenu de la balise EAD <arrangement>.

500 ## $$a Le fonds Weissenbruch est composé de deux séries. La première série comprend les Archives de la Société Typographique de Bouillon et de l’Imprimerie Weissenbruch jusqu’en 1840. La deuxième série comprend les Archives de l’Imprimerie et de la famille de Weissenbruch de 1841 à 2006 et est subdivisée en trois sous-séries.

Résumé – zone 520

La note reprend le contenu de la balise EAD <abstract>.

520 ## $$a Archives et documents de travail du pharmacien et professeur Jean-Pierre Minckelers. Ce fonds d’archives comporte des documents datés de 1750 à 1818.

Note d’instrument de recherche – zone 555

Enregistrer dans la zone 555 :

• le lien vers la page EAD si elle existe
  • 555 0# $$a Inventaire en ligne : Catalogue des manuscrits et archives de l’ULiège $$u https://app.lib.uliege.be/archives/weissenbruch
    La zone est affichée sous forme de lien cliquable dans le détail de la notice sur Primo.
    
• le lien vers la notice ORBi si l’inventaire a été rédigé dans un format texte et déposé sur ORBi
  • 555 0# $$a Inventaire en ligne disponible sur ORBi $$u http://hdl.handle.net/2268/149988
    
• si l’inventaire est disponible en EAD sur une page spécifique, et qu’il existe également la version texte déposée sur ORBi, conserver la zone 555 en modifiant le texte de la note :
  • 555 0# $$a Inventaire en ligne également disponible en format PDF sur ORBi $$u http://hdl.handle.net/2268/108622
    
• Si d’autres documents ayant la même provenance n’ont pas été décrits dans l’inventaire mais font l’objet d’un autre traitement, le préciser en 555
  • par exemple, une partie du Fonds Weissenbruch est constitué de livres qui ont été intégrés dans les collections et décrits comme des documents monographiques dans le SGB :
    555 0# $$a Les livres et collections de périodiques imprimés, conservés dans d’autres sections de la bibliothèque, sont répertoriés dans le catalogue des Bibliothèques de l’Université de Liège $$u https://explore.lib.uliege.be/discovery/search?query=any,contains,(fonds%20weissenbruch)%20NOT%209919442985302321&tab=ULIEGE&search_scope=ULIEGE&vid=32ULG_INST:ULIEGE&facet=tlevel,include,available_p&offset=0

Ne pas hésiter à contrôler les url, en naviguant vers les pages web renseignées, à partir de la fonctionnalité Linked Data (dans l’éditeur de métadonnées ou à partir de la notice affichée en liste de résultat de recherche).

Indexation full text Primo VE – zone 595

Zone à faire compléter par les administrateurs système.
Fournir le document sous format PDF, txt ou html. Le document ne doit pas excéder 10,000 mots (les ‘mots vides’ ne comptent pas). Si le document principal est trop volumineux, le scinder en plusieurs fichiers (dans ce cas, on répète la zone).
Les documents fournis sont stockés sur un serveur DG ; l’url générée est https://file.lib.uliege.be/ead/ + le nom du fichier.

595 ## $$a https://file.lib.uliege.be/ead/InventaireSelys1.pdf
595 ## $$a https://file.lib.uliege.be/ead/InventaireSelys2.pdf

Sont également indexé en full text via la zone 595 les notices Arm@rium liées à des documents conservés dans une implantation de ULiège Library

Les documents fournis sont stockés sur un serveur DG ; l’url générée est https://file.lib.uliege.be/armarium/ + le nom du fichier.

595 ## $$a https://file.lib.uliege.be/armarium/armarium2675.html

Points d’accès – zones 700/710

Donner en points d’accès secondaires 700 ou 710 les agents jugés importants pour l’accès, en utilisant la relation adéquate (par exemple auteur si l’agent est l’auteur d’une partie des documents conservés dans le fonds).

ULiège Patrimoine – zones 940 ou 941

Zone obligatoire dans les notices Patrimoine.
Si la date enregistrée dans la zone 008, position 07-10 est antérieure à 1831, la zone 940 contenant la valeur « PATRIMOINE » sera générée automatiquement.
Dans le cas contraire, ne pas oublier d’ajouter manuellement la zone 941 (en utilisant la liste de choix prévue avec la valeur « PATRIMOINE »).

L’une de ces zones est indispensable pour que la zone 951, sur laquelle repose le périmètre Legito, puisse être ajoutée automatiquement dans les notices « patrimoine ».

Profil de recherche Patrimoine – zone 950

Zone obligatoire dans les notices Patrimoine. La zone est générée automatiquement et contient la valeur « Archives ».

Catalogue Legito – zone 951

Zone obligatoire dans les notices Patrimoine. La zone est générée automatiquement et contient la valeur « CATALOGUELEGITO ».

Type/Genre de document Patrimoine – zone 954

Zone obligatoire dans les notices des fonds d’archives.
Utiliser la liste de choix pour compléter le $$a.

Thumbnails Fonds d’archives – zone 960

Chaque notice peut être associée à une imagette dans Primo. Comme il n’y a pas d’inventaire digital lié, ni aucune autre identifiant dans la notice qui permette de récupérer une vignette ailleurs (par exemple, ISBN, LCCN), on utilise pour les fonds d’archives la fonctionnalité Discovery > Display configuration >> Thumbnail configuration.
Pour cela, la zone 960 doit contenir la valeur qui pourra être exploitée pour le template de configuration du lien.

960 ## $$a ARCHIVES_+ identification de la personne / collectivité à l’origine de la constitution du fonds.

Les images ne sont pas forcément les mêmes que celles utilisées pour les bandeaux de la page EAD. Ici, on privilégie par exemple une photographie de l’agent à l’origine de la constitution du fonds plutôt qu’une illustration tirée d’un document représentatif du fonds.

Les documents fournis sont stockés sur un serveur DG (bibli-cloud 26) ; l’url générée est https://file.lib.uliege.be/ead/ + le nom du fichier (.jpg ou .png). L’url est enregistrée dans le template de configuration.

Inventaire physique

Notice de fonds (HOL)

LDR

• Coder la position 06 à v = multipart items holding (notice de fonds d’un document en plusieurs parties)

Note sur les limites à la consultation – zone 506

La zone 506 est présente dans toutes les notices, les fonds d’archives n’étant consultables que sur autorisation du conservateur. La note est requise dans la notice HOL, indépendamment du fait que l’inventaire soit associé à une localisation dont l’unité de circulation n’autorise pas le prêt.

Utiliser la liste de choix pour compléter le $$a :
506 1# $$a Consultation uniquement sur autorisation du conservateur.

Note sur la source immédiate d’acquisition – zone 541

Si la provenance du fonds est connue, fournir l’information dans la zone 541, en respectant l’ordre suivant : $$c $$a $$d.
La source d’acquisition peut être considérée comme une information publique : coder le 1er indicateur à 1.

541 1# $$c Dépôt $$a Famille Nagelmackers $$d XXe siècle.

Lorsque que la source de l’acquisition est identifiée, créer un point d’accès dans la notice bibliographique, avec la relation adéquate.
700 3# $$a Nagelmackers (famille) $$e déposant $$5 BeLU

Mesures prises – zone 583

Enregistrer en 583 toutes les mesures prises pour la préservation du fonds. Si l’action consiste en une numérisation de tout ou partie du fonds, utiliser la zone 583 et associer à la notice un inventaire digital (en utilisant la configuration de répertoire digital distant).

583 ## $$a Numérisation $$d 2017 $$u https://donum.uliege.be/handle/source/weissenbruch
Seul le sous-champ $$z de la zone 583 est affiché dans l’interface Discovery.

Détail du fonds conservé – zone 866

Donner l’information du 1er au dernier volume, farde… conservé.

866 41 $$a Fardes 1-65.

Items

Deux solutions peuvent être utilisées :

• Enregistrer 1 item par unité, en considérant que le plus petit niveau de communication est la farde ou le dossier. (Ne pas créer 1 item par pièce si le plus petit niveau est la feuille, c’est la farde qu’on communique !)
• Enregistrer 1 item « factice » pour l’ensemble. Dans ce cas, il n’est pas possible de contrôler de façon précise la communication à l’utilisateur.
  
• Utiliser le type de matériel Archival material (Matériel d’archive)

Inventaire électronique

Tous les fonds d’archives feront l’objet d’un inventaire dont le niveau de granularité peut différer selon les fonds inventoriés.

Tous les inventaires devraient à terme être enregistrés au format EAD dans un outil permettant la gestion de ce format et l’exploitation ultérieure par les utilisateurs.
Les inventaires en EAD sont soumis à une transformation par feuille de style pour être publiés sous forme de page web lisible.
Par exemple, l’inventaire du Fonds Jules Prickartz.

Actuellement, les inventaires sont souvent d’abord rédigés sous format word, soit par le conservateur et une équipe d’historiens et un conservateur honoraire, soit par des étudiants stagiaires ou dans le cadre d’un travail de fin d’études, puis retranscrits en EAD dans l’éditeur xml Oxygen par les documentalistes de l’équipe Patrimoine.
Par exemple, l‘Inventaire du Fonds Constantin Le Paige sur ORBi.

On exploite alors soit l’inventaire EAD sous sa forme transformée soit la notice ORBi dans le SGB : ils sont traités comme portfolios appartenant à la collection électronique locale Inventaires d’archives.

À partir de l’éditeur de métadonnées, ajouter un portfolio :

Dans l’éditeur de Portfolio, sous la section General Information, choisir « Part of an electronic collection » et lier à la collection électroniques « Inventaires d’archives ».
Cliquer sur le bouton Save and Create New :

Dans l’éditeur de Portfolio, enregistrer l’url statique :

• soit url de la page EAD : https://app.lib.uliege.be/archives/ + nom du fichier.xml
• soit handle ORBi

La notice a donc un double inventaire physique et électronique :

Intégration à une collection Alma (Galeries Primo)

Pour que le fonds d’archives soit intégré à la Galerie Fonds d’archives dans l’outil Discovery, elle doit être ajoutée à la collection Alma.
À partir du menu Resources >> Manage Inventory >> Manage Collections
L’ajout à la collection peut également se faire en partant de l’éditeur de métadonnées via la fonctionnalité View Collections >> Add to collection.

Éditer la collection Top-level Fonds d’archives et ajouter le titre :

Inventaire digital

Si certaines pièces du fonds ont été numérisées, ajouter un inventaire digital dans Alma. L’utilisateur aura alors accès aux objets numérisés à partir du même accès unique de la page de services dans Primo.

Dans l’éditeur de métadonnées >> Add representation.
La notice doit être liée à une collection Alma pour qu’on puisse lui associer un inventaire digital. L’inventaire digital est stocké sur un répertoire distant, par exemple DONum.
(Pour rappel, nous n’exploitons pas la composante « Digital » d’Alma qui permettrait de stocker les représentations numériques dans le cloud Ex Libris et d’y accéder via le viewer Alma.)

Dans la section Remote representation details, choisir « DONum ULiège – Archives » comme répertoire distant (Remote Digital Repository).
Les paramètres de liens s’affichent alors en fonction du répertoire sélectionné.
=> compléter les zones Originating record ID, Linking parameter 1 (pour l’accès aux documents numérisés) et Linking parameter 2 (pour faire afficher une vignette) extraits à partir du handle DONum.
https://donum.uliege.be/handle/source/weissenbruch == Linking parameter 1

La page de services dans l’outil Discovery propose alors un double accès en ligne, vers les pièces numérisées et vers la page de l’inventaire :