Rôles requis : Physical inventory operator et Physical inventory operator extended (droit de suppression)
Pourquoi ?
Pour répondre à une demande (numérisation partielle, prêt, description d’un numéro thématique…).
Quoi ?
Uniquement des fascicules plus anciens qui ne rentrent pas dans les dates couvertes par un état automatique de collection.
Comment ?
Rechercher la notice bibliographique du périodique dont fait partie le fascicule à exemplariser.
Accéder à la liste des exemplaires :
Ajouter le fascicule en utilisant la fonction « Add item / Ajouter un exemplaire » et, surtout, ne pas dupliquer un fascicule récent. (En effet, les fascicules récents contiennent des données spécifiques qui leur permettent d’être pris en compte dans la génération d’un état de collection automatique.)
Compléter les éléments suivants :
- Barcode (code-barre) : code-barre ULiège Library. Vous recopiez le numéro dans la zone et vous collez l’étiquette à la fin du fascicule.
- Si vous scannez le code-barre avec une douchette, faites-le après avoir complété toutes les autres zones. Car la douchette envoie en plus de la séquence chiffrée un « enter » de validation.
- Si vous ne voulez pas coller d’étiquette (pour un fascicule ancien par ex.), ne complétez pas la zone. Le bouton Generate permet d’attribuer un numéro système que vous recopiez au crayon dans le document.
- Material type (type de matériel): choisir Issue ou Bound issue dans la liste déroulante.
- Eléments de numérotation: la plupart des périodiques sont numérotés en un seul niveau (par ex. vol.58) ou en deux niveaux (par ex. vol.58, fasc.1). Vous complétez de la manière suivante, toujours en chiffres arabes (pour permettre à ALMA de classer)
- si un seul niveau de numérotation, complétez uniquement Enumeration A
- si deux niveaux de numérotation, complétez Enumeration A avec le numéro de volume, Enumeration B avec le numéro de fascicule.
- Eléments de chronologie : la plupart des périodiques comportent un seul niveau de chronologie (par ex. 1988) ou en deux niveaux (par ex. 1988, février, ou 1964, automne). Vous complétez de la manière suivante, toujours en chiffres arabes..
- si un seul niveau de chronologie, complétez uniquement Chronology I.
- si deux niveaux de chronologie, complétez Chronology I avec l’indication de l’année, Chronology J avec l’indication du mois ou de la saison.
- Pour convertir en chiffres arabes…
- janvier = 01, février = 02, etc.
- janvier/juin = 01/06, etc.
- 1er trimestre = 01/03, 2e trimestre = 04/06, etc.
- saisons : 21 = printemps (mars–mai) ; 22 = été (juin–août); 23 = automne (septembre–novembre); 24 = hiver (décembre-février)
- Si le périodique comprend plus de deux niveaux de numérotation ou de chronologie, cliquer sur « Save and Edit » afin d’avoir accès à l’onglet ENUM/CHRON.
- Description : la description reprend les éléments de numérotation et de chronologie en vue de l’affichage.
- Alma permet de la générer automatiquement en cliquant sur le bouton Generate situé à côté de la zone.
- La notation se fait sur le modèle suivant, les indications de mois et de saison se faisant dans la langue du périodique :
- 1987
- 2008:Febr.
- v.52(2012)
- no.14(1978)
- v.456:no.24(1987)
- v.48:no.3(1965:juil./sept.)
- no.27(2011:automne)
Vérifier à la fin que l’état de collection renseigné dans la zone 866 de la notice HOL inclut bien le fascicule nouvellement créé.
Pour plus d’information sur la gestion des périodiques ‘papier’, voir les pages :
Périodiques – Workflow & Introduction
Affichage et gestion des états de collection
Créer le modèle de prévision et les exemplaires
Réception des fascicules de périodiques