Traiter dans Alma les documents patrimoniaux non consultables.
Les documents patrimoniaux constituent une richesse de nos bibliothèques. Il nous revient de les mettre en évidence mais aussi d’en assurer la protection de manière à ce que nous puissions les transmettre aux générations suivantes dans le meilleur état possible.
Dans cette double perspective, ces documents :
- doivent toujours rester visibles dans notre catalogue
- mais leur consultation doit parfois être limitée, voire interdite, pour garantir leur préservation
Dans de nombreux cas, les documents patrimoniaux sont déclarés non consultables après qu’ils ont fait l’objet d’une numérisation ou dans l’attente d’une numérisation. En effet, comme une copie numérique est (ou sera prochainement) disponible dans DONum, la consultation des originaux peut être interdite ou restreinte sans grand inconvénient pour les usagers. Ces documents originaux demeurent néanmoins disponibles dans des cas exceptionnels : dans le cadre d’études qui requièrent la consultation de l’original, dans le cadre d’expositions, etc.
Le traitement est le suivant, en 2 étapes.
Étape 1 :
Établir dans la notice de fonds (notice HOL) une note explicative 583 ou la compléter
- Si le document que vous souhaitez déclarer non consultable a été numérisé, sa notice HOL comporte déjà une note 583 (Note sur les mesures prises) établie sur le modèle suivant :
583 1# $$a Numérisation $$c Date de la numérisation (au moins l’année) $$u URL $$5 BeLU
Vous ajoutez un sous-champ $$z (note publique) et, dans la liste déroulante, vous choisissez l’intitulé Document numérisé et consultable en ligne. L’original ne peut être consulté que sur autorisation du conservateur.
- Si le document que vous souhaitez déclarer non consultable n’a pas été numérisé mais doit simplement être protégé en restreignant sa consultation, vous introduisez dans le HOL une note 583 que vous établissez sur le modèle suivant :
583 1# $$a Conservation $$c Date de la décision (au format AAAAMMJJ) $$5 BeLU $$z Note publique
Vous choisissez dans liste déroulante de la note publique l’intitulé adéquat :- Exemplaire de conservation. Ne peut être consulté que sur autorisation du conservateur.
- Exemplaire fragile. Ne peut être consulté que sur autorisation du conservateur.
Étape 2 :
Attribuer la localisation spécifique
Pour le Magasin à livres où de nombreux documents sont concernés par cette problématique, ceux-ci seront réunis au sein d’une localisation spécifique.
Vous localisez donc le document dans la section D du Magasin à livres : MALSD.
Les documents qui dépendent de cette localisation ne peuvent pas être empruntés ni faire l’objet de demandes (requests).
Remarque :
Si d’autres bibliothèques souhaitent traiter dans Alma des documents patrimoniaux non consultables de manière analogue, elles peuvent demander la création d’une localisation spécifique.
Rappel pour BGP02 :
Voici les 6 localisations utilisées au sein du Magasin à livres :
- MALSA : Section A : regroupe tous les documents qui sont empruntables
- MALSB : Section B: regroupe tous les documents qui doivent être consultés en salle de lecture (documents moins récents ou en mauvais état)
- MALSC : Section C: regroupe tous les documents en cours de transfert, et par conséquent non disponibles.
- MALSD : Section D: regroupe les documents qui ne sont pas consultables (sauf motif exceptionnel) pour raison de conservation.
- MALSE : Section E : regroupe les documents atteints par une contamination biologique.
- MALSF : Section F : regroupe les documents Hors-format
- MALSG : Réserve distante – Section Fonds patrimoniaux avant 1831
- MALSH : Réserve distante – Section Fonds patrimoniaux après 1830
D’autres œuvres qui ne représentent pas forcément un intérêt patrimonial peuvent également intégrer une localisation ‘non consultable’. On renvoie alors l’utilisateur vers une copie numérisée de l’œuvre sur un autre site via la note 530 de la notice bibliographique.
Traiter dans Alma les documents victimes de contaminations biologiques.
Parmi les documents non consultables, nous avons distingué le cas de ceux dont l’état physique, dégradé, ne permet plus la consultation, mais que la bibliothèque propriétaire souhaite tout de même conserver. Les documents victimes de contaminations biologiques (le plus souvent fongiques) constituent une sous-catégorie spécifique au sein de ces documents. En effet, ces documents :
- doivent être physiquement séparés des documents sains,
- ne peuvent être consultés de manière temporaire : la grande majorité de ces documents pourront, après désinfection, redevenir consultables ou empruntables.
Ces documents doivent, dans Alma, être réunis au sein d’une localisation spécifique.
Le traitement est donc le suivant, en 2 étapes :
Étape 1 :
Établir une note explicative
Au niveau de la notice de fonds (notice HOL), vous introduisez la note 506 suivante, en vous aidant de la liste déroulante :
506 1# $$a Document atteint par une contamination fongique. Non consultable $$b Bibliothèque
Étape 2 :
Attribuer la localisation spécifique
Pour le Magasin à livres où le problème est d’importance, vous localisez le document dans la section E du Magasin à livres : MALSE
Les documents qui dépendent de cette localisation ne peuvent pas être empruntés ni faire l’objet de demandes (requests).
Remarque :
Si d’autres bibliothèques souhaitent traiter dans Alma des documents contaminés de manière analogue, elles peuvent demander la création d’une localisation spécifique.
Traiter dans Alma les mémoires, thèses et TFE non consultables
Remarque :
Partie en cours de révision.
La consigne pourrait s’orienter vers :
. les notices sont publiées sur Primo
. utilisation d’une localisation spécifique
Les mémoires, thèses et TFE non consultables seront gérés de la manière suivante : les documents demeurent visibles dans Primo mais sont localisés dans des localisations spécifiques créées pour chaque sub-library, mais qui ont toutes la même dénomination dans Primo, du style « Section des Documents non consultables ».
Ces localisations ne sont pas liées à une « fulfillment unit » et ne permettent donc ni le prêt ni les requests.
Pour expliquer, tant aux bibliothécaires qu’aux usagers, pourquoi le document est localisé dans cette localisation spécifique, on insère systématiquement dans la notice bibliographique des documents concernés une note 506 sur les limites à la consultation :
506 1# $$a Consultation non autorisée $$b Auteur
506 1# $$a Contient des données confidentielles. Consultation non autorisée
Pour les cas où la bibliothèque conserve 2 exemplaires dont 1 non consultable (!), préciser dans le $$3 de quel exemplaire il s’agit :
506 1# $$3 L’exemplaire à la cote xxx en BST-SAM, Section des documents non consultables : $$a…
Si c’est une annexe qui est non consultable, créer deux HOL distincts, l’un pour la partie principale qui est consultable, avec la localisation adéquate, l’autre pour l’annexe non consultable, avec la localisation spécifique. Et préciser dans la note 506 avec le $$3 quelle est la partie non consultable.