Bibliographic, Holding et Item Retention
Différentes zones ont été utilisées jusqu’à présent pour signaler ou pour suggérer qu’un document physique doit être conservé.
Il peut s’agir de zones officielles du format Marc21 ou de zones locales créées pour des besoins spécifiques : zones HOL 008/12, 583, 984 et 985 et zone BIB 970.
Ces zones sont, dans Alma, purement informatives et n’ont aucune incidence fonctionnelle dans le système.
Alma propose, depuis les dernières mises à jour, des fonctionnalités dédiées à la protection des notices bibliographiques, des notices holding et des exemplaires contre la suppression, intitulées Bibliographic Record Retention, Holding Record Retention et Item Retention. Ces nouvelles fonctionnalités permettent à la fois d’empêcher la suppression de la notice bibliographique d’une part, du holding ou de l’exemplaire d’autre part, et de renseigner la politique de conservation.
Elles constituent donc un support pratique pour la mise en œuvre des politiques de conservation, en particulier pour la protection des collections patrimoniales, des dons, des fonds spécifiques ou des productions institutionnelles, tout en permettant de réduire le risque de suppression accidentelle de documents.
Une nouvelle configuration basée sur ces fonctionnalités présente en plus l’avantage de rassembler sous un élément unique, commun et dédié, l’information de conservation permanente dans les collections.
La notion de conservation enregistrée dans le détail de l’exemplaire intervient par ailleurs dans les workflows « Collection Development« , pour la Conservation et le Désherbage.
Traitement des données existantes
- La zone HOL 984 devient donc obsolète et est remplacée par l’utilisation des fonctionnalités Retention dans Alma. Les contenus seront transférés et la zone désactivée.
- La zone BIB 970 est conservée : elle doit impérativement exister si le critère de conservation dans l’exemplaire est « Production ULiège / CHU ».
- La zone HOL 985 sera traitée ultérieurement dans le cadre d’un autre workflow.
Item Retention
Ajoutée au détail de l’exemplaire, la section Retention Information permet d’indiquer :
– si l’exemplaire doit être conservé de façon permanente ou non (« Committed to Retain »)
– la raison de la conservation (« Retention Reason » : liste de choix)
– une note (« Retention Note »)
Lorsque l’élément Committed to Retain est coché ‘Yes’, une icône de non-suppression est visible au niveau de l’item dans les différents affichages :
Quatre critères de conservation, ou ‘catégories’ ont été définis dans Alma :
- 1 – Patrimoine
- 2 – Production ULiège / CHU
- 3 – Production belge
- 4 – Valeur historique / scientifique
Les critères sont classés par ordre de priorité.
- 1 – Patrimoine
Relèvent de ce critère :- Les imprimés antérieurs à 1831.
- Les manuscrits médiévaux, modernes et contemporains.
- Les fonds d’archives scientifiques, personnels ou familiaux cédés à ULiège Library
ainsi que leur éventuel matériel annexe. - Les cartes et plans, manuscrits ou imprimés, antérieurs à 1831.
- Les ouvrages rares et précieux, quelle que soit leur date de publication.
- 2 – Production ULiège / CHU
Relèvent de ce critère :- Les ouvrages conservés en réserve universitaire.
- Les ouvrages dont l’auteur est membre de l’Université de Liège (ou ayant appartenu à une institution faisant aujourd’hui partie de ULiège) ou du CHU.
- Les publications identifiées comme productions institutionnelles, notamment via
la présence de la zone 970 « ULiège publication ».
- 3 – Production belge
Relèvent de ce critère :- Les publications éditées en Belgique, avec une attention particulière portée aux productions régionales (Provinces de Liège et de Luxembourg).
- Les œuvres littéraires belges de langue française, néerlandaise, allemande, ainsi
que dans les langues et dialectes régionaux. - Les ouvrages relatifs au patrimoine matériel et immatériel régional.
- Les ouvrages en lien avec le passé industriel des Provinces de Liège et de Luxembourg (métallurgie, exploitation minière, industrie lainière, etc.).
- 4 – Valeur historique / scientifique
Relèvent de ce critère :- Les ouvrages en lien avec les disciplines qui ont contribué à la renommée de l’Université de Liège depuis sa création.
- Les ouvrages scientifiques en lien avec les enseignements et recherches actuellement menés à l’Université de Liège, pour autant qu’ils soient rédigés dans
- une des langues enseignées à l’Université, et/ou
- une langue pertinente pour le domaine scientifique concerné, avec exceptions possibles pour certaines disciplines (archéologie, géologie, botanique, mathématiques, etc.), lorsque les planches ou illustrations présentent un intérêt scientifique indépendant du texte.
- Les ouvrages ayant valeur de témoignage ou de source pour la recherche en
sciences humaines et sociales, sous les mêmes conditions linguistiques.
Un exemplaire ne peut être associé qu’à un seul critère de conservation. Dans certaines situations, le choix du critère à appliquer relèvera de l’appréciation du responsable disciplinaire ou de l’opérateur en charge des traitements, sur la base de son expertise et du contexte. En cas de doute sur la pertinence de l’attribution d’un critère de conservation, ou sur le choix du meilleur critère, n’hésitez pas à contacter le pôle Conservation et Patrimoine.
L’information de conservation peut être retirée à tout moment, manuellement ou en traitement par lot : ce cas de figure pourrait se produire si l’information a été appliquée en masse à tous les exemplaires associés à une notice bibliographique quand la politique de conservation ne s’applique que pour un seul exemplaire. Dans ce cas, l’opérateur d’inventaire physique peut cocher la case « Committed to Retain » à « No » et retirer le critère de conservation, ce qui permettra ensuite la suppression de l’exemplaire.
Bibliographic retention
La fonctionnalité Bibliographic retention repose sur la présence, dans les notices bibliographiques, d’une zone locale 971 contenant l’une des valeurs définies dans la table de configuration, qui empêche la suppression de la notice bibliographique (en suppression manuelle ou par job).
Lorsqu’il y a un inventaire physique directement associé à la notice bibliographique, la zone 971 ne doit pas être ajoutée par le catalogueur dans la notice bibliographique : elle est générée automatiquement lorsque l’exemplaire est marqué pour la conservation dans la zone Retention information et qu’un critère de conservation est enregistré. Le job de normalisation Alma qui permet d’effectuer cette opération est lancé chaque jour à 16h.
Lorsque la notice contient la zone, l’icône de non-suppression est visible dans l’éditeur de métadonnées et à l’affichage de la notice dans une liste de résultats.
Lorsqu’il n’y a pas d’inventaire physique directement associé, c’est-à-dire lorsque l’inventaire est lié via la zone 773 (pièce d’un recueil factice notamment), la zone 971 peut être ajoutée par le catalogueur dans la notice bibliographique, en utilisant la liste de choix configurée pour le $$a :
- Conservation : Patrimoine
- Conservation : Production belge
- Conservation : Production ULiège / CHU
- Conservation : Valeur historique / scientifique
Si une autre valeur autre que celles proposées dans la liste de choix est enregistrée, le système de ‘retention’ ne fonctionnera pas.
La zone 971 est répétable : il est donc possible d’enregistrer un second critère de conservation si cela s’avère indispensable. Cependant, si l’ouvrage contient un critère de conservation principal défini au niveau de l’exemplaire, il convient de bien réfléchir à l’ajout d’un 2nd critère en 971. Par exemple :
- le caractère exceptionnel des illustrations peut être précisé en zone 520 : si le critère principal est « Patrimoine », il n’est pas utile d’ajouter en 971 le critère « Valeur historique ou scientifique »
- si le critère principal est « Patrimoine », l’appartenance de l’auteur à l’Université peut être précisée par l’utilisation de la zone 970 : il n’est pas nécessaire de dupliquer la zone 971 pour ajouter le critère de conservation « Production ULiège/CHU ».
- le critère principal est « Production belge » : si une mention de « 1ère édition » est fournie dans la zone 250 à partir d’une source externe, elle doit être enregistrée entre crochets carrés et la source donnée en zone 500.
- le critère principal est « Valeur historique / scientifique » pour des oeuvres littéraires d’auteurs anglophones dans leur 1ère édition : comme ci-dessus, si une mention de « 1ère édition » est fournie dans la zone 250 à partir d’une source externe, elle doit être enregistrée entre crochets carrés et la source donnée en zone 500.
Holding retention
La fonctionnalité Holding retention est disponible depuis la mise à jour de février 2026. Elle fonctionne sur le même principe que la fonctionnalité Bibliographic retention et s’applique aux notices Holdings de publications en série.
L’application pratique dans Alma est en cours de configuration
Pour aller plus loin
Voir la page Workflows Collection Development
Voir les documents « Politique de conservation » (Pôle Conservation et Patrimoine)