Cette page reprend les particularités et points d’attention pour certaines zones à compléter et n’est donc pas exhaustive. Nous vous invitons pour cela à consulter le Guide méthodologique du Sudoc (Abes) mais également le Code RDA-FR : Entité Collectivité.
Zone 035 – Numéro identifiant de la notice dans un autre fichier
Enregistrer les numéros source suivants :
- VIAF
Exemple : 035##$ahttp://viaf.org/viaf/169018708$2VIAF$d20220218 - ROR
Exemple : 035 ##$a03c2nxn64$2ROR$d20240404
Voir : Zone 035
Zone 103 – Date de l’entité
Dates de création (fondation ou début d’activité) encodée en date de naissance ($a) et date de fin (cessation) encodée en date de décès ($b) au format AAAAMMJJ.
Exemple :
103 ## $a 1435 $b 1970
210 02 $a @Université Catholique de Louvain $c 1435-1970
Voir : Zone 103
Zone 150 – Codes pour les collectivités
La zone 150 doit être complétée pour les collectivités.
$a Type de collectivité
Il faut sélectionner le type de collectivité officielle ou sélectionner « Collectivité non officielle » via la liste déroulante.
La $y « Collectivité non officielle » est utilisée pour les universités, les congrès, les réunions, etc.
Les collectivités officielles correspondent au terme « collectivité territoriale », tel que défini dans la norme Afnor 44-060 puis dans RDA-FR. Voir ici : https://code.rdafr.fr/entite/agent/collectivite/
Cela représente donc les collectivités qui ont ou revendiquent une autorité sur un territoire déterminé, telles qu’une fédération, un état, un gouvernement, un projet ou un programme gouvernemental, une région, une municipalité, etc.
$b Code de congrès ou de conférence
Il faut aussi sélectionner le code pour les collectivités ($b). Celui-ci permet de spécifier si l’entité décrite est ou n’est pas un congrès / une conférence.
Voir : Zone 150
Zone 210 – Point d’accès autorisé – Nom de collectivité
Il est important de sélectionner les bons indicateurs. C’est la même zone Unimarc pour les collectivités et les congrès, c’est donc la valeur sélectionnée comme premier indicateur qui permet le mapping avec le Marc21.
- Premier indicateur :
- 0 Collectivité
- 1 Congrès
- Second indicateur :
- 0 Nom entré sous un nom de ressort ou de lieu
- 1 Nom entré dans l’ordre direct
L’@ est utilisée comme caractère de classement et est à indiquer devant le premier mot significatif.
Exemple : @Bureau international d’éducation
On n’ajoute pas d’élément additionnel de lieu dans les points d’accès pour :
- les collectivités dont le nom inclut un élément géographique (Académie française, Société belge de démographie,…)
- les collectivités internationales, intergouvernementales, multinationales (Fonds monétaire international, Hachette (firme),…)
- les collectivités dont l’activité n’est pas limitée à l’aire géographique suggérée par le lieu de leur siège social (les fondations, les associations “d’amis de…”,…)
Nom privilégié
Pour déterminer le nom privilégié d’une collectivité, se référer au code RDA-FR chapitre 11.2.2.
A noter entre-autres :
- Pour toute collectivité, à l’exception des collectivités territoriales, choisir de préférence le nom officiel de la collectivité.
On entend par nom officiel d’une collectivité le nom attesté par des publications officielles émanant des autorités publiques ou considérées de référence. Par exemple : Journaux officiels, Bulletins officiels, Registre du commerce, etc. - S’il n’est pas possible d’identifier le nom officiel, choisir le nom usuel.
On entend par nom usuel d’une collectivité un nom d’usage courant, communément employé pour désigner la collectivité. Ce nom peut être différent du nom officiel.
Changement de nom
En cas de changement de nom, deux cas de figure :
- Choisir le nouveau nom comme nom privilégié et considérer le nom privilégié précédent comme variante de nom.
- Si le changement de nom est accompagné au moins d’un des changements suivants : changement de rattachement hiérarchique ou politique, changement de fonction, de périmètre d’action ou de statut juridique, alors le nouveau nom est choisi comme nom privilégié d’une nouvelle collectivité.
Pour les changements de noms, se référer au code RDA-FR chapitre 11.2.2.3.1.1.
Langue
Prendre comme nom privilégié de la collectivité ou du groupe occasionnel le nom officiel dans la langue et l’écriture dans lesquelles il se présente.
Dans le cas d’une collectivité dont le nom officiel se présente en plusieurs langues et/ou écritures, choisir comme nom privilégié la forme du nom dans une langue et une écriture privilégiées par l’agence créant les données. Les autres formes sont considérées comme des noms privilégiés supplémentaires (410).
Se référer au code RDA-FR chapitre 11.2.2.3.1.4.
Collectivités subordonnées
- Indiquez le nom privilégié en ($a) et la subdivision en ($b)
Exemples :
$a @Musée du Louvre $c Paris $b Département des antiquités égyptiennes
$a @Belgique $b Ministère de la défense
- Si vous devez indiquer plusieurs subdivisions, répétez le ($b)
Exemple : $a @France $b Sénat $b Commission des finances
Se référer au code RDA-FR chapitre 11.15.1.2
Concernant les échelons hiérarchiques intermédiaires d’une collectivité subordonnée, se référer au code RDA-FR chapitre 11.15.1.3
Qualificatif du nom
Nom de lieu
= RDA-FR Élément additionnel Lieu
Permet de distinguer deux collectivités ayant le même nom par exemple.
Exemples : Collège Saint-Michel (Bruxelles) et Collège Saint-Michel (Paris)
Le lieu associé à la collectivité peut correspondre au lieu où siège la collectivité ou à son ressort territorial.
L’ajout de l’élément additionnel Lieu associé à une collectivité est obligatoire dans les points d’accès autorisés des catégories suivantes de collectivités :
- collectivités territoriales de niveau inférieur à un pays (État d’un État fédéral, province, région, département, commune, etc.).
- collectivités dépendantes de collectivités territoriales et dont le nom n’est pas suffisamment distinctif (ex. : théâtres municipaux, musées municipaux, départementaux…, écoles, collèges, etc. portant le même nom mais se situant dans des lieux différents)
Par contre, on n’ajoute pas d’élément additionnel de lieu dans les points d’accès pour :
- Collectivités incluant dans leur nom un élément géographique suffisant à leur identification
Exemple : Académie française, Société belge de démographie - Collectivités internationales, intergouvernementales et multinationales
Exemple : Fonds monétaire international, Hachette (firme) - Collectivités dont l’activité n’est pas limitée à l’aire géographique suggérée par le lieu de leur siège : les fondations ou les associations « des amis de … »
Schémas de construction :
Différents cas de figure sont rencontrés et explicités dans le chapitre 11.15.2.4.4.2 du Code RDA-FR.
- [Nom du pays]
- [Nom de la division], [Nom du pays]
- [Nom de la commune], [Nom de l’échelon intermédiaire], [Nom du pays]
On ajoute le nom du département à toutes les communes françaises sauf au chef lieu.
On ajoute le nom de l’état fédéré à toutes les villes des États-Unis d’Amérique. - [Nom de la capitale], [Nom du pays]
Date
= RDA-FR Élément additionnel Date
Permet de distinguer des périodes distinctes de la vie d’une collectivité.
Exemples : Université Catholique de Louvain (1435-1970) et Université catholique de Louvain (1970-….)
La date est indiquée sous la forme d’un intervalle de dates (au format AAAA-AAAA).
Nom précisant la nature de la collectivité
= RDA-FR Élément additionnel Type de collectivité
Exemple : Cobra (groupe d’artistes)
Voir : Zone 210
Zone 340 – Note biographique et d’activité
La zone 340 permet d’indiquer l’adresse d’une collectivité.
Voir : Zone 340
Zone 410 – Variante de point d’accès – Nom de collectivité
Points d’attention :
- codage des indicateurs
Par défaut, le 2e indicateur est codé à 0 alors qu’il l’est à 1 en 210. - ajouter le @ pour chaque entrée
- ne pas ajouter de ponctuation
La variante de point d’accès peut être :
- un autre nom (ou une forme de nom) sous lequel la collectivité est connue
- le nom antérieur de la collectivité en cas de changement de nom sans création d’une nouvelle autorité. Indiquer alors les dates en $c.
- le nom de la collectivité dans d’autres langues et/ou écritures qui ne sont retenues ni comme nom privilégié (210) ni comme nom privilégié supplémentaire (710)
- un acronyme
Voir : Zone 410
Zone 510 – Point d’accès en relation – Nom de collectivité
Enregistrer ici le(s) point(s) d’accès en relation (la faculté dont dépend un département, les scissions, fusions, etc.) en faisant attention au codage des indicateurs. Il peut s’agir d’une relation de hiérarchie ou une relation historique.
Une attention particulière est à accorder aux structures de l’enseignement supérieur et la recherche. Voir le J.e-cours Cataloguer des notices d’autorité pour les structures de l’Enseignement supérieur et la recherche
$0 : formule introductive
Elle contient une information qui complète le code de relation $5 ou qui s’y substitue lorsque celui-ci est absent ou exprime une relation « autre ».
$5 : code de relation
Sélectionner le code de relation adéquat dans la liste des relations.
Notons par exemple :
- xxq : fait partie de la collectivité
- a : forme antérieure du nom
- b : forme postérieure du nom
Concernant les relations de hiérarchie, la zone 510 est créée pour la collectivité immédiatement supérieure. Les liens réciproques ne doivent pas être enregistrés de façon systématique.
$3 : numéro (PPN) de la notice liée
Enregistrer le numéro (PPN) de la notice liée, le nom de la collectivité sera complété à l’enregistrement.
Voir : Zone 510
Zone 710 – Point d’accès autorisé parallèle – Nom de collectivité
Le nom privilégié supplémentaire d’une collectivité est une forme du nom privilégié de celle-ci dans une autre langue et/ou écriture également choisie pour représenter la collectivité.
Le point d’accès autorisé parallèle n’est pas une simple traduction ou translittération : c’est une forme alternative du point d’accès autorisé, de même valeur, utilisable en lieu et place de celui-ci pour tout catalogue qui le souhaite.
Voir : Zone 710