Introduction
Dans Alma, une Collection permet d’agréger des notices bibliographiques en fonction de critères très variés :
- une thématique, un auteur
- un type de document particulier
- l’existence d’une version numérisée
- …
Les collections permettent donc de proposer à l’utilisateur final des ouvrages sur une thématique particulière (Galerie « Passé colonial de la Belgique »), des ensembles ciblés (Galerie des « Dictionnaires en ligne »), des ressources spécifiques (Galeries « Manuscrits », « Jeux », « Cartes et plans »).
Certaines collections mettent en avant une représentation numérique issue de DONum :
Dans Alma, les Collections sont créées et gérées sous la fonctionnalité Manage Collections :
Collections et sous-collections
Chaque collection peut être composée d’une ou plusieurs sous-collections, elles-mêmes pouvant être composées d’une ou plusieurs sous-collections :
Les notices bibliographiques sont ensuite associées à la collection ou à la sous-collection :
Une collection peut intégrer au même niveau à la fois des Titres et des Sous-Collections :
Certaines collections sont présentées dans les Galeries dans l’outil de découverte, d’autres existent uniquement pour pouvoir gérer l’ajout d’une représentation digitale à une notice bibliographique :
Dans ce cas, la collection n’est pas publiée.
La publication se gère dans la notice bibliographique de la collection. La notice peut être éditée à partir du gestionnaire de collections :
L’ordre des Collections principales (« Top-Level Collections »), ainsi que l’ordre des sous-collections, est défini dans Alma pour apparaître tel quel dans Primo. L’ordre peut résulter d’un choix stratégique ou d’un simple tri alphabétique.
Au sein d’une collection, les titres peuvent s’afficher dans Primo selon un tri défini dans Alma. Par exemple, le tri pour les Galeries « Dons exceptionnels de bienfaiteurs » se fait sur le Titre ; dans les sous-collections sous la Collection « Incunables », le tri se fait sur la date (la plus ancienne).
Ajouter une nouvelle sous-collection à une collection existante
Collections, périmètre & rôles
Par facilité et cohérence, toutes les Collections sont définies sur le périmètre de bibliothèque « ULiège Library. Direction générale ». Les rôles Collection inventory operator et Digital inventory operator nécessaires sont donc limités au périmètre « Direction générale ».
De nouvelles sous-collections peuvent être définies sous une collection principale. Les sous-collections peuvent être ajoutées avec le rôle Collection inventory operator ou Digital inventory operator.
Les collections « Top-Level » ne peuvent être ajoutées qu’avec le rôle Collection inventory operator extended.
Pour faire ajouter une collection ou une sous-collection, pour supprimer une collection ou une sous-collection, prendre contact avec les administrateurs système (Pôle Systèmes & Données Library-Systems {@} lists {.} uliege {.}be).
Collections et représentations digitales
Pour pouvoir associer une représentation digitale à une notice bibliographique (c’est-à-dire ajouter un inventaire « digital »), la notice doit être intégrée à une Collection Alma.
La Collection peut ne pas être publiée dans Primo :
- La notice qui contient la représentation digitale n’est pas visible dans une Galerie, mais la représentation digitale est bien accessible pour l’utilisateur.
Des collections non publiées ont donc notamment été créées pour :
- les représentations numériques diverses dans DONum qui ne doivent pas être mises en avant dans une des Galeries Primo (mars 2023 : environ 4100 titres)
- des e-journaux et e-books divers (par exemple un fascicule sous format PDF sans accès en ligne existant pour le périodique)
Remarque : depuis février 2023, les mémoires et TFE numérisés ne sont plus gérés dans Alma sous la composante « Digital » mais sous la composante « Electronic ». La collection électronique Mémoires et TFE de l’Université compte, en mars 2023, 20,480 portfolios.
Ajouter une notice à une Collection à partir du Gestionnaire de Collection
Rôles Collection Inventory Operator/Digital Inventory Operator
Add Title : ajouter un ou plusieurs titres à partir d’une recherche dans le catalogue
Add Titles from Set : ajouter un ou plusieurs titres à partir d’un set (résultats de recherche sauvegardés)
Gérer les titres dans une Collection
Un titre peut être :
- déplacé vers une autre Collection (« Move »)
- supprimé de la liste (« Remove »)
- la notice bibliographique peut être visualisée (« View ») ou ouverte dans l’éditeur de métadonnées (« Edit ») si l’opérateur a le rôle de Catalogueur.
Les titres qui ont une représentation digitale associée présentent plus de possibilités à partir du menu Actions :
- Representation : ouverture de l’éditeur d’inventaire digital (Digital Resource Editor), permet de modifier les données de linking vers le répertoire distant, d’ajouter une note publique…
- Deliver : permet d’accéder à la représentation numérique dans DONum
Rechercher dans les Collections et dans les Titres numériques (Digital titles)
Collection
Si vous ne possédez pas de rôle de Collection inventory operator ou Digital inventory operator, vous n’avez pas accès à la fonctionnalité de gestion des Collections dans le menu Resource management. Mais vous pouvez effectuer une recherche pour retrouver une ou toutes les collections :
Vous pouvez rebondir sur la liste des titres appartenant à la Collection à partir du boutons d’Actions « Titles list »:
Avec le rôle Digital inventory operator, vous pouvez accéder l’éditeur de Collection, à partir d’un résultat de recherche :
Pour aller plus loin
Explorer les Galeries à partir de la page d’accueil ULiège Library.
Plus de détail sur les Galeries dans Primo sur la boîte à outils Alma et Primo @ ULiège Library.
Voir aussi la page Intégration de représentations digitales distantes dans Alma (Alma/Primo – DONum)