Un petit rappel
- L’état de collection est « l’indication du nombre de fascicules, de volumes ou d’années d’une publication en série possédée par un organisme documentaire »
- Le rôle de l’état de collection consiste donc à proposer au bibliothécaire et à l’usager une description des possessions de la bibliothèque pour une publication en série donnée.
- Idéalement, cette description doit être :
- synthétique , dans la mesure où elle ne détaille pas les fascicules un par un, mais constitue un résumé des possessions de la bibliothèque,
- détaillée dans les limites du raisonnable:
- pour les collections très complètes, elle doit permettre d’identifier les lacunes existantes,
- pour les collections très fragmentaires, elle doit détailler les fascicules possédés.
- L’état de collection s’enregistre dans la zone 866 de la notice HOL.
Dans tous les cas de figure, l’état de collection doit être lisible !
État de collection vs liste des exemplaires
- Alma/Primo vous permettent de visualiser la liste des exemplaires liés aux différents HOL d’un périodique.
- Cette liste est rarement complète:
- seuls les fascicules bulletinés sur Aleph et Alma ont été exemplarisés de manière systématique (à partir de 2008 pour la plupart des bibliothèques),
- les exemplaires relatifs à des volumes plus anciens ont été créés de manière aléatoire :
- soit pour permettre l’emprunt du fascicule (cas fréquent pour les collections du Magasin à livres),
- soit pour permettre la description d’un fascicule thématique.
Seul l’état de collection, et non la liste des exemplaires, permet de connaître ce que la bibliothèque possède réellement.
Merci d’attirer l’attention de nos usagers sur ce point !!
Les états de collection dans Alma et Primo
Pour les périodiques suivis à ce jour, les états de collection se présentent malheureusement de manière assez fragmentée du fait de la structure de nos données :
- Toute la partie de collection qui n’a pas été bulletinée dans Aleph et Alma a fait l’objet d’un état de collection manuel (1)
- La partie de collection qui a été bulletinée sur Aleph a généré un état de collection automatique (2)
- La partie de collection qui est bulletinée sur Alma, à partir de 2015, fait l’objet d’un état de collection ouvert (3)
Dans la notice de fonds (notice HOL), les données sont réparties dans les champs 866 (Fonds textuels – Unité bibliographique de base). Cela donne donc ceci :
L’affichage dans Primo est similaire :
- Etat de collection manuel (1)
- Etat de collection automatique, issu du bulletinage sur Aleph (2)
- Etat de collection ouvert, en liaison avec le bulletinage sur Alma (3)
Modèles de prévision et états de collection
Un modèle de prévision est nécessaire pour établir le schéma de parution d’une publication en série. Ce modèle va permettre de générer un calendrier de publication, qui lui-même permet de créer automatiquement les exemplaires physiques correspondant aux différents fascicules attendus.
Le modèle est établi dans la notice HOL. Il est représenté par les zones
- 853 (unité de base)
- 854 (matériel supplémentaire)
- 855 (index)
Les paramètres de base du périodique (niveaux de numérotation et de chronologie utilisés, périodicité) sont définis au niveau du champ 853, sous forme codée.
Sur cette base, les fascicules pour l’année sont générés et, au fur et à mesure de leur réception au niveau des acquisitions, ils peuvent engendrer la création automatique des champs 863 où sont codées les informations de numérotation et de chronologie.
Les champs 863 peuvent générer eux-mêmes automatiquement les champs 866 : les informations codées sont transformées en affichage textuel. C’est cette zone 866 qui est affichée dans Primo.
- Les états de collection gérés de manière automatique comportent souvent plusieurs champs 866. En effet, à chaque rupture de l’état de collection (par exemple, une lacune), un nouveau champ 866 est créé. Si une lacune est comblée, le système va automatiquement fusionner les champs 866 qui peuvent l’être.
- Le 1er indicateur signale le niveau de précision des informations :
- 3: contient des informations sommaires qui mentionnent uniquement le 1er niveau de numérotation et de chronologie sous une forme compressée,
- 4: contient des informations détaillées qui mentionnent tous les niveaux de numérotation et de chronologie, soit sous une forme détaillée, soit sous une forme compressée.
- Le 2e indicateur signale la norme respectée par l’affichage. Les états de collection automatiques issus d’Aleph sont codés « 1 », ce qui signifie que le format des données affichées respecte la norme Z39.71 (2006).
- Le sous-champ $8 contient le numéro de liaison de zone et de séquence (en clair, ce sous-champ sert à classer les différents champs 866).
États de collection automatiques dans Alma
- Actuellement, les états de collection automatiques ne sont pas gérés avec Alma.
- Les zones 863 et 866 correspondantes présentes actuellement dans les notices HOL correspondant aux états de collection automatiques dans le précédent SGB (Aleph500).
- Si vous réceptionnez des fascicules générés par Aleph, n’oubliez pas de corriger manuellement les champs 863 et 866 qui, actuellement, ne sont pas mis à jour automatiquement.
Comprendre et gérer les états de collection manuels
- En général, chaque notice HOL ne comporte qu’un seul champ 866 contenant un état de collection manuel, même si cet état de collection comprend plusieurs segments.
- $a: état de collection
- $z: note destinée au public: vous y détaillez les lacunes éventuelles
- Exemple : Manquants: v.5:no.3(1938), v.7(1942).
- $x: note interne :
- Exemple : v.5-8 non reliés
- $8: numéro de liaison
- toujours 0 dans un état de collection manuel
- A l’heure actuelle, les états de collection manuels proviennent pour la plupart de notre ancien SIGB Liber et ont été encodés selon des conventions de notation locales. Les indicateurs du 866 manuel sont donc:
- 1er indicateur : # (non codé)
- 2e indicateur: 0 (notation non standard)
Pour vous permettre de comprendre au mieux les états de collection existants, voici un résumé de ces anciennes conventions de notation locales :
- Numéro de volume (année)numéro de fascicule
- Exemple : 26(1961)2
- — collection complète
- Exemple : 3(1974)–18(1987)3 = collection complète du volume 3 (1974) au volume 18, fascicule 3 (1987) ; 8(1975)– = collection complète du volume 8(1975) au dernier volume reçu.
- -*- collection présentant quelques lacunes
- Les lacunes sont parfois détaillées soit dans la suite de l’état de collection (usage contraire aux prescriptions du Marc21), soit dans la note publique $z.
- -**- collection présentant de nombreuses lacunes
- ; séparateur entre les différentes segments de l’état de collection.
Nous vous recommandons, lorsque vous rectifiez un état de collection, de ne plus utiliser ces conventions locales mais d’adopter la ponctuation et les conventions de notation prescrites par la norme Z39.71 !
Comprendre et gérer les états de collection – la norme Z39.71
La norme Z39.71 (Holdings Statements for Bibliographic Items) prescrit la codification, la ponctuation ainsi que les conventions de notation et d’affichage d’une part importante des éléments de données présents dans les notices HOL.
- L’état de collection peut être donné sous forme compressée (ou condensée) ou sous forme détaillée. En général, nous prescrivons d’utiliser la forme compressée (ou condensée) :
- S’il n’est pas possible de fournir un état de collection détaillé car les lacunes sont trop nombreuses, fournir un état de collection condensé et utiliser la note publique en $$z du 866 pour préciser que certains numéros sont manquants.
- Les abréviations pour les données d’énumération sont celles données dans l’Annexe B des AACR2. Cependant, une liste plus exhaustive a été dressée par l’Université de Floride : Abbreviations for Captions ou Version excel.
Elle compile trois sources : AACR2 (annexe B), ISO 832:1994 et Harvard.
Attention que la langue dans laquelle est donné l’état de collection doit correspondre à la langue de la publication (la liste tient compte de ces particularités).
Par exemple :
- La ponctuation utilisable est donnée dans la norme Z39.71 :
- Exemples :
$$a v.24:no.3
$$a v.2:no.5=fasc.15(1998:sept./oct.)$$a 1974-1981 $$z Certains numéros égarés
L’objectif est d’améliorer la qualité de nos états de collection tout en harmonisant leur présentation pour assurer une meilleure lisibilité.
Fusionner les états de collection des périodiques
Pour améliorer la lisibilité de nos données, il est important, lorsque vous travaillez sur un périodique, d’effectuer un nettoyage du holding notamment dans le cas d’une multiplication des champs 863 et 866 suite à des lacunes. Nos usagers pourront ainsi mieux comprendre les états de collections en consultant le catalogue.
Comment faire ?
- Pour une collection arrêtée, il vous suffit de :
- supprimer les différents champs 863
- et de fusionner les différents 866 (états de collections manuels et automatiques) en un seul 866.
- La zone 866 doit être révisée en fonction de la norme Z39.71 :
- le 2nd indicateur est changé en « 1 »
- on ajoute le $$8 0
- Pour une collection toujours suivie, il faut :
- supprimer les différents champs 863 à l’exception du dernier qui indique le 1er fascicule bulletiné sur Alma
- fusionner les différents 866 issus d’Aleph avec le 866 _0, tout en maintenant un 866 31 ou un 866 41 ouvert indiquant le 1er fascicule bulletiné sur Alma.
- mettre à jour le numéro de séquence $8 du 863 et du 866 correspondant : 1.1
Remarques :
Si vous clôturez une collection qui était jusqu’à présent suivie, n’oubliez pas de modifier dans le champ 008 du HOL la position 6 (Statut de réception ou d’acquisition => 5 – n’est pas reçu actuellement), ainsi que le 919.
Si la publication s’est arrêtée, n’oubliez pas non plus d’apporter – ou faire apporter par un catalogueur – les modifications nécessaires à la notice bibliographique.
Si la publication change de titre, et qu’une nouvelle notice bibliographique est créée, n’oubliez pas de clôturer l’état de collection correspondant au 1er titre.
Le dernier champ 863 et le dernier champ 866 ont été conservés en l’état, en modifiant le numéro de séquence en 1.1. Les autres 863 sont supprimés. Les autres 866 ont été fusionnés en un seul. Idéalement, par cohérence, il faudrait ajouter à tous les numéros énumérés le 2e niveau de chronologie.
Le dernier champ 863 et le dernier champ 866 ont été conservés en l’état, en modifiant le numéro de séquence en 1.1. Les autres 863 sont supprimés. Les autres 866 ont été fusionnés en un seul. Idéalement, par cohérence, il faudrait ajouter à tous les numéros énumérés le 2e niveau de chronologie.
Pour aller plus loin
Pour le lien avec la composante Acquisitions, voir les pages :
Périodiques – Workflow & Introduction
Réception des fascicules de périodiques