Affichage et gestion des états de collection

Un petit rappel

• L’état de collection est « l’indication du nombre de fascicules, de volumes ou d’années d’une publication en série possédée par un organisme documentaire »
  
• Le rôle de l’état de collection consiste donc à proposer au bibliothécaire et à l’usager une description des possessions de la bibliothèque pour une publication en série donnée.
  
• Idéalement, cette description doit être :
  • synthétique , dans la mesure où elle ne détaille pas les fascicules un par un, mais constitue un résumé des possessions de la bibliothèque,
  • détaillée dans les limites du raisonnable:
    • pour les collections très complètes, elle doit permettre d’identifier les lacunes existantes,
    • pour les collections très fragmentaires, elle doit détailler les fascicules possédés.
      
• L’état de collection s’enregistre dans la zone 866 de la notice HOL.

Dans tous les cas de figure, l’état de collection doit être lisible !

État de collection vs liste des exemplaires

• Alma/Primo vous permettent de visualiser la liste des exemplaires liés aux différents HOL d’un périodique.
  
• Cette liste est rarement complète:
  • seuls les fascicules bulletinés sur Aleph et Alma ont été exemplarisés de manière systématique (à partir de 2008 pour la plupart des bibliothèques),
  • les exemplaires relatifs à des volumes plus anciens ont été créés de manière aléatoire :
    • soit pour permettre l’emprunt du fascicule (cas fréquent pour les collections du Magasin à livres),
    • soit pour permettre la description d’un fascicule thématique.

Seul l’état de collection, et non la liste des exemplaires, permet de connaître ce que la bibliothèque possède réellement.
Merci d’attirer l’attention de nos usagers sur ce point !!

Les états de collection dans Alma et Primo

Pour les périodiques suivis à ce jour, les états de collection se présentent malheureusement de manière assez fragmentée du fait de la structure de nos données :

• Toute la partie de collection qui n’a pas été bulletinée dans Aleph et Alma a fait l’objet d’un état de collection manuel (1)
• La partie de collection qui a été bulletinée sur Aleph a généré un état de collection automatique (2)
• La partie de collection qui est bulletinée sur Alma, à partir de 2015, fait l’objet d’un état de collection ouvert (3)

Dans la notice de fonds (notice HOL), les données sont réparties dans les champs 866 (Fonds textuels – Unité bibliographique de base). Cela donne donc ceci :

L’affichage dans Primo est similaire :

• Etat de collection manuel (1)
• Etat de collection automatique, issu du bulletinage sur Aleph (2)
• Etat de collection ouvert, en liaison avec le bulletinage sur Alma (3)

Modèles de prévision et états de collection automatique

La mise en place des modèles de prévision et des états de collection automatique a pour but d’améliorer la lisibilité des états de collection et de les mettre en cohérence avec la liste des exemplaires pour les fascicules récents. Elle concerne uniquement les périodiques au format papier.

Le résultat au catalogue de pratiques successives et d’états de collection manuels utilisés jusqu’alors ne sont pas claires pour l’usager et difficilement explicables en raison de leurs spécificités, en particulier les états de collection ouverts (nous avons constaté que nos usagers ne comprenaient pas bien le sens du trait d’union qui indique que la collection est suivie). L’état de collection automatique permet notamment de réunir les strates 2 et 3 présentées ci-dessus, correspondant au bulletinage sur Aleph puis sur Alma.

L’implémentation des états de collection automatiques permet de mettre en concordance la liste des exemplaires récents avec la fin de l’état de collection. Dans tous les cas de figure, c’est donc l’état de collection qui fait foi. Notons que la liste des exemplaires peut demeurer incomplète pour les années plus anciennes.

En pratique, pour chaque fascicule réceptionné, l’état de collection se met à jour la nuit suivante via un traitement de normalisation.

Pourquoi et comment cela fonctionne ?

La gestion automatisée des publications en série repose sur la mise en place de modèles de prévision, indispensables pour générer un calendrier de publication, qui lui-même permet de créer automatiquement les exemplaires physiques correspondant aux différents fascicules attendus.

Le modèle est établi dans la notice HOL. Il est représenté par les zones :

• 853 (unité de base)
• 854 (matériel supplémentaire)
• 855 (index)

853 00 $$8 1 $$a no. $$u 6 $$v c $$i (year) $$j (month) $$w b
854 00 $$8 1 $$a Suppl. au no. $$i (year) $$j (month) $$w x

Pour tout élément particulier – supplément, matériel associé, index – il faut modifier les informations au niveau de l’item en changeant le patern type à ‘854’ ou ‘855’ et le linking number à ‘1’.

Les paramètres de base du périodique (niveaux de numérotation et de chronologie utilisés, périodicité) sont définis au niveau du champ 853, sous forme codée.

Sur cette base, les fascicules pour l’année sont générés et, au fur et à mesure de leur réception (via le Département Acquisitions de l’implantation), ils engendrent la création automatique des champs 863 où sont codées les informations de numérotation et de chronologie.

Les champs 863 peuvent générer eux-mêmes automatiquement les champs 866 : les informations codées sont transformées en affichage textuel. C’est cette zone 866 qui est affichée dans Primo.

• Les états de collection gérés de manière automatique comportent souvent plusieurs champs 866. En effet, à chaque rupture de l’état de collection (par exemple, une lacune), un nouveau champ 866 est créé. Si une lacune est comblée, le système va automatiquement fusionner les champs 866 qui peuvent l’être.
• Le 1er indicateur signale le niveau de précision des informations :
  • 3: contient des informations sommaires qui mentionnent uniquement le 1er niveau de numérotation et de chronologie sous une forme compressée,
  • 4: contient des informations détaillées qui mentionnent tous les niveaux de numérotation et de chronologie, soit sous une forme détaillée, soit sous une forme compressée.
• Le 2e indicateur signale la norme respectée par l’affichage. Les états de collection automatiques issus d’Aleph sont codés « 1 », ce qui signifie que le format des données affichées respecte la norme Z39.71 (2006).
• Le sous-champ $8 contient le numéro de liaison de zone et de séquence (en clair, ce sous-champ sert à classer les différents champs 866). Sa valeur doit être 1 dans les modèles ; une valeur 0 empêche la génération correcte de l’état de collection.
  • Dans certains cas, on peut souhaiter conserver une zone 866 “pré-bulletinage” (un état antérieur, enregistrée manuellement) sans qu’elle soit intégrée à la génération de l’EAC, pour ce faire, on doit s’assurer qu’il n’y pas de $8 dans la zone.

La zone 590 contient une description du modèle et la zone 919 indique si le titre est suivi ou arrêté.

Vous pouvez également voir si l’état de collection automatique est activé au niveau du champ 919 : $$a Suivie $$b EAC.

=> Pour pouvoir générer un état automatique de collection, il faut :

• Un modèle (zone 853…)*
• Un code de langue en 008/22-24
• Un numéro de lien ($8)
• Une date de réception de l’exemplaire
• Des règles de normalisation spécifiques
  • qui suppriment les zones 863/864/865 et 866/867/868 contenant un $8
  • qui recréent ensuite les zones 863/864/865 sur base des exemplaires réceptionnés et liés au modèle de prévision
  • qui recréent enfin les zones 866/867/868 sur base des informations générées en 863/864/865
• Ajouter le HOL à un set dédié
• Demander la configuration planifiée du job « EAC »

Au moment de la réception des fascicules

Une fois l’analyse, le paramétrage et l’activation des états de collection automatiques effectués pour votre implantation par le gestionnaire de modèles prévisionnels, il vous est demandé de ne pas modifier : 

• les champs 853, 863 qui codent les informations
• les champs 866 qui comportent un $$8. Ce sont les lignes de l’état de collection automatique.

Par contre, les champs 866 qui ne comprennent pas de $$8 contiennent la partie de l’état de collection qui continue d’être géré manuellement (ce qui est antérieur à 2008 dans la plupart des cas) et peut être mis à jour manuellement si besoin.

Attention donc : un état de collection manuel en 866/867/868 ne contient jamais de $8 !

Par ailleurs, si vous souhaitez exemplariser un fascicule plus ancien, merci d’utiliser la fonction « Add item / Ajouter un exemplaire » et, surtout, ne pas dupliquer un fascicule récent. Cela copierait les données permettant la mise à jour de l’EAC !

Il faut vous adresser au gestionnaire de modèles prévisionnels (gestionnaire ‘périodiques’) :

• en cas de changement de périodicité, nécessitant la modification des zones 853 et 863
• en cas de changements comme la présence de numéros hors série, de volumes d’index, nécessitant l’ajout de zones de modèle 854 ou 855
• en cas de changement de titre, où il faut marquer l’arrêt de la collection au niveau de la notice HOL, effectuer les modifications au niveau de la notice bibliographique, créer la nouvelle notice et le modèle de prévision adapté.

Implémenter la fonctionnalité « Etats automatiques de collection »

L’application de la fonctionnalité aux titres suivis est effectuée par les gestionnaires des modèles de prévision, aidés par les gestionnaires d’inventaire physique habitués aux collections de périodique.
Des outils spécifiques permettent la mise à jour des données d’exemplaires incomplètes ou non uniformes, ainsi que la création d’exemplaires.

Comprendre et gérer les états de collection manuels

• En général, chaque notice HOL ne comporte qu’un seul champ 866 contenant un état de collection manuel, même si cet état de collection comprend plusieurs segments.
  • $a: état de collection
  • $z: note destinée au public: vous y détaillez les lacunes éventuelles
    • Exemple : Manquants: v.5:no.3(1938), v.7(1942).
  • $x: note interne :
    • Exemple : v.5-8 non reliés
  • $8: Ne pas utiliser ce sous-champ si vous exploitez dans le même HOL des états de collection automatiques.
    • Si le sous-champs est présent, il a toujours la valeur 0 dans un état de collection manuel
      
• A l’heure actuelle, les états de collection manuels proviennent pour la plupart de notre ancien SIGB Liber et ont été encodés selon des conventions de notation locales. Les indicateurs du 866 manuel sont donc:
  • 1er indicateur : # (non codé)
  • 2e indicateur: 0 (notation non standard)

Pour vous permettre de comprendre au mieux les états de collection existants, voici un résumé de ces anciennes conventions de notation locales :

• Numéro de volume (année)numéro de fascicule
  • Exemple : 26(1961)2
• — collection complète
  • Exemple : 3(1974)–18(1987)3 = collection complète du volume 3 (1974) au volume 18, fascicule 3 (1987) ; 8(1975)– = collection complète du volume 8(1975) au dernier volume reçu.
• -*- collection présentant quelques lacunes
  • Les lacunes sont parfois détaillées soit dans la suite de l’état de collection (usage contraire aux prescriptions du Marc21), soit dans la note publique $z.
• -**- collection présentant de nombreuses lacunes
• ; séparateur entre les différentes segments de l’état de collection.

Nous vous recommandons, lorsque vous rectifiez un état de collection, de ne plus utiliser ces conventions locales mais d’adopter la ponctuation et les conventions de notation prescrites par la norme Z39.71 !

Comprendre et gérer les états de collection – la norme Z39.71

La norme Z39.71 (Holdings Statements for Bibliographic Items) prescrit la codification, la ponctuation ainsi que les conventions de notation et d’affichage d’une part importante des éléments de données présents dans les notices HOL.

• L’état de collection peut être donné sous forme compressée (ou condensée) ou sous forme détaillée. En général, nous prescrivons d’utiliser la forme compressée (ou condensée) :

• S’il n’est pas possible de fournir un état de collection détaillé car les lacunes sont trop nombreuses, fournir un état de collection condensé et utiliser la note publique en $$z du 866 pour préciser que certains numéros sont manquants.

• Les abréviations pour les données d’énumération sont celles données dans l’Annexe B des AACR2. Cependant, une liste plus exhaustive a été dressée par l’Université de Floride : Abbreviations for Captions (ou version excel).
  Elle compile trois sources : AACR2 (annexe B), ISO 832:1994 et Harvard.
  Attention que la langue dans laquelle est donné l’état de collection doit correspondre à la langue de la publication (la liste tient compte de ces particularités).
  Par exemple :

• La ponctuation utilisable est donnée dans la norme Z39.71 :

• Exemples :
  $$a v.24:no.3
$$a v.2:no.5=fasc.15(1998:sept./oct.)
$$a 1974-1981 $$z Certains numéros égarés

L’objectif est d’améliorer la qualité de nos états de collection tout en harmonisant leur présentation pour assurer une meilleure lisibilité.

Fusionner les états de collection manuels des périodiques arrêtés

Remarques :
Si vous clôturez une collection, n’oubliez pas de modifier dans le champ 008 du HOL la position 6 (Statut de réception ou d’acquisition => 5 – n’est pas reçu actuellement), ainsi que le 919.

Si la publication s’est arrêtée, n’oubliez pas non plus d’apporter – ou faire apporter par un catalogueur – les modifications nécessaires à la notice bibliographique.

Si la publication change de titre, et qu’une nouvelle notice bibliographique est créée, n’oubliez pas de clôturer l’état de collection correspondant au 1er titre.

Pour aller plus loin

Pour le lien avec la composante Acquisitions, voir les pages :
Périodiques – Workflow & Introduction
Réception des fascicules de périodiques

Pour le détail sur les modèles de prévision, voir les pages :
Créer le modèle de prévision et les exemplaires
Zones 853-854-855 – Libellé et modèle

Pour l’exemplarisation ponctuelle de fascicules plus anciens, voir la page Exemplariser des fascicules de périodiques manuellement

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