Zone 583 – Note sur les mesures prises [HOL]

Indicateurs et codes de sous-champs

Codes de sous-champs

La zone 583 (Notes sur les mesures prises = Action note) permet d’indiquer toutes les informations relatives aux actions de conservation (préventive ou curative) et de numérisation prises sur un document.

Nous utilisons la zone 583 dans les cas suivants :

• pour indiquer les collections de référence désignées dans le cadre des groupes de travail CPP et GeVaFa
• pour indiquer qu’un document doit être protégé et que l’on restreint sa consultation (documents non consultables ou consultables sous autorisation du conservateur)
• pour indiquer qu’un document conservé a fait l’objet d’une restauration ou d’un conditionnement particulier
• pour indiquer qu’un document conservé a fait l’objet de mesures de décontamination fongique
• pour indiquer qu’un document conservé a été numérisé

Application

Les sous-champs $$a, $$b, $$i doivent être enregistrés avec les contenus des listes déroulantes.

Une terminologie spécifique existe pour la zone 583 : Terminologie normalisée utilisée dans la zone 583 du MARC21 « Note sur les mesures prises », document traduit de la version anglaise Standard terminology for the Marc21 Actions note field. Nous avons adapté cette terminologie aux besoins du Réseau, et définissons ainsi 5 actions possibles : conservation préventive, conservation préventive (partagée), décontamination fongique, restauration et numérisation. L’action est enregistrée dans le sous-champ $$a.

Remarque : le champ 583 est répétable. Le holding d’un même document peut comporter plusieurs champs 583 mentionnant l’un, des actions de conservation préventive, l’autre des actions de numérisation et le troisième des actions de conservation curative (traitement antifongique, par exemple).

Conservation préventive

=> Collection de conservation : documents patrimoniaux non consultables

On utilise le champ 583 pour indiquer à l’utilisateur final les limites à la consultation. La procédure est détaillée sur la page Documents non consultables

• 1er indicateur : 1 (information non privée)
• $$a : Mesures prises
  Compléter à partir de la liste déroulante : Conservation préventive
• $$c : Date de la décision au format aaaammjj
• $$z : Note publique
  Compléter à partir de la liste déroulante :
  • Exemplaire de conservation. Ne peut être consulté que sur autorisation du conservateur.
  • Exemplaire fragile. Ne peut être consulté que sur autorisation du conservateur.

=> Conservation impliquant une action de mise sous conditionnement particulier

• 1er indicateur : 1 (information non privée)
  Envisager une exploitation dans Primo (mise en valeur de mécénat…)
• $$a : Mesures prises
  Compléter à partir de la liste déroulante : Conservation préventive
• $$c : Date de la décision, au format aaaammjj (attention, il s’agit de la date où la décision de conservation est prise, pas celle où la décision est mise en œuvre).
• $$n : Nombre d’items
• $$z : Note publique
  Compléter à partir de la liste déroulante :
  • Conservation préventive réalisée avec le soutien du Fonds David-Constant
  • Si une autre note doit être utilisée de façon récurrente, demander son ajout à la liste déroulante.
• $$3 : Documents précisés
• $$5 : BeLU

=> Collection de référence GeVaFa

• 1er indicateur : 1 (information non privée)
• $$a : Mesures prises
  Compléter à partir de la liste déroulante : Conservation préventive
• $$b : Identification des mesures
  Compléter à partir de la liste déroulante : Collection de référence – Gevafa
• $$c : Date de la décision, au format aaaammjj
• $$h : Personne responsable de l’action, sous la forme Prénom Nom.
  Remarque : il s’agit du nom du membre du personnel qui a pris l’engagement de conservation, pas celui de la personne qui exécute la décision. Ne nommer donc ici que les membres du personnel scientifique responsables de la conservation des documents dans une implantation.
• $$l : Etat du matériel décrit : permet d’indiquer quelles parties de la collection sont reliées, quels volumes sont endommagés, etc.
• $$3 : Documents précisés : si l’action de conservation ne concerne qu’une partie de la collection dont l’état est donné en 866, détailler en $$3 la partie concernée.
• $$5 : BeLU

Conservation préventive (partagée)

=> Collection de référence CPP

• 1er indicateur : 1 (information non privée)
• $$a : Mesures prises
  Compléter à partir de la liste déroulante : Conservation préventive (partagée)
• $$b : Identification des mesures
  Compléter à partir de la liste déroulante :
  • CIUF – Conservation préventive partagée – CR1 – Collection de conservation (pour les collections de référence n°1, dites collections de conservation), ou
  • CIUF – Conservation préventive partagée – CR2 – Collection de consultation (pour les collections de référence n°2, dites collections de consultation), ou
  • CIUF – Conservation préventive partagée – Archivage assuré par une institution partenaire – Désherbage autorisé
• $$c : Date de la décision, au format aaaammjj
• $$h : Personne responsable de l’action, sous la forme Prénom Nom.
  Remarque : il s’agit du nom du membre du personnel qui a pris l’engagement de conservation, pas celui de la personne qui exécute la décision. Ne nommer donc ici que les membres du personnel scientifique responsables de la conservation des documents dans une implantation.
• $$l : Etat du matériel décrit : permet d’indiquer quelles parties de la collection sont reliées, quels volumes sont endommagés, etc.
• $$3 : Documents précisés : si l’action de conservation ne concerne qu’une partie de la collection dont l’état est donné en 866, détailler en $$3 la partie concernée.
• $$5 : BeLU

Les zones 583 qui renseignent les actions de conservation préventive GeVaFa et CPP doivent être dupliquées dans une zone 983 à des fins d’indexation : pour cela, à partir du menu Edit > Enhance the Record (Ctrl + Alt + E) >> sélectionner la ligne Copie de 583 en 983 pour CIUF et Gevafa (attention que la zone ne sera copiée que si le 583 $$b est présent et contient « CIUF » ou « Gevafa »).

Décontamination fongique

=> Ouvrages ayant fait l’objet d’une action de décontamination fongique

• 1er indicateur : 0 (information privée)
• $$a : Mesures prises
  Compléter à partir de la liste déroulante : Décontamination fongique
• $$b : Identification des mesures : il peut s’agir d’un numéro ou code de projet
• $$c : Date de la décision, au format aaaammjj.
• $$i :
  Compléter à partir de la liste déroulante :
  • dépoussiérage
  • oxyde d’éthylène
  • restauré
  • éthanol
• $$k : Responsable de la prise des mesures : peut être le nom de l’organisme qui a pris en charge l’opération de décontamination.
• $$n : Nombre d’items
• $$u : URI : permet de fournir un lien vers le dossier de restauration numérisé. Le dossier de restauration lui-même est identifié par le numéro ou code de projet fourni en $$b.
• $$3 : Documents précisés
• $$5 : BeLU

Restauration

=> Ouvrages ayant fait l’objet d’une action de restauration (reliure, papier…)

• 1er indicateur : 1 (information non privée)
• $$a : Mesures prises
  Compléter à partir de la liste déroulante : Restauration
• $$b : Identification des mesures : il peut s’agir d’un numéro ou code de projet
• $$c : Date de la décision, au format aaaammjj (attention, il s’agit de la date où la décision de restauration est prise, pas celle où la décision est mise en œuvre).
• $$k : Responsable de la prise des mesures : peut être le nom du restaurateur/relieur qui a pris en charge l’opération de restauration
• $$n : Nombre d’items
• $$u : URI : permet de fournir un lien vers un dossier de restauration numérisé. Le dossier de restauration lui-même est identifié par le numéro ou code de projet fourni en $$b.
• $$z : Note publique
  Compléter à partir de la liste déroulante :
  • Restauration réalisée avec le soutien du Fonds David-Constant
  • Si une autre note doit être utilisée de façon récurrente, demander son ajout à la liste déroulante.
• $$3 : Documents précisés
• $$5 : BeLU

Numérisation

=> Documents numérisés par la cellule de Numérisation patrimoniale, dans le cadre de DONum ou des expositions virtuelles.

• 1er indicateur : 1 (information non privée)
  
• $$a : Mesures prises
  Compléter à partir de la liste déroulante : Numérisation
• $$c : Date de la décision, au format aaaammjj (attention, il s’agit de la date où la décision de numérisation est prise, pas celle où la décision est mise en œuvre).
• $$n : Nombre d’items
• $$z : Note publique
  La liste déroulante peut être utilisée
• $$u : Localisation de l’objet numérisé : Handle DONum ou URL de l’exposition virtuelle
• $$3 : Documents précisés
• $$5 : BeLU

583 1# $$a Numérisation $$c 20170102 $$u http://hdl.handle.net/2268.1/3587 $$5 BeLU

Selon la façon dont les monographies en plusieurs volumes sont traitées dans DONum (1 notice unique avec plusieurs fichiers ou plusieurs notices), la zone 583 pourra être répétée ou non, et le $$3 utilisé pour préciser le volume concerné.

Les documents numérisés possèdent également un inventaire digital dans Alma, indépendant de la présence de la zone 583 de la notice Holding.

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Exploitation de la zone

Indexation

• Alma : index Action Note / Note sur les mesures prises
  Attention, seul le $$a du 583 est interrogeable ! Pour les informations CIUF et GeVaFa, la zone 583 est dupliquée en 983 par le catalogueur/opérateur d’inventaire physique. Cette zone 983 est indexée complètement et interrogeable par l’index Holdings « Double 583 CIUF/Gevafa ».
  • Analytics : exploité dans la dimension Physical items > Holding details >> local_parameter_7
• Primo : non indexé
  • Seul le contenu du sous-champ $$z (note publique) est affiché.

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Pour aller plus loin

Format Marc21 Fonds : Zone 583

MARC 21 Format for Holdings Data : 583

Pour plus d’informations sur l’accès aux documents patrimoniaux numérisés, voir la page Intégration de représentations digitales distantes dans Alma.