Introduction
Rôle requis : Receiving operator (limited)
- Peut réceptionner les fascicules créés par le calendrier prévisionnel et qui sont en process type « Acquisition »
- Peut modifier le code-barres avant d’activer la réception
Rôle additionnel : Physical inventory operator (limited)
- Peut éditer le détail de l’exemplaire
- Peut créer les exemplaires attendus à partir de la liste des exemplaires
- si la notice HOL contient un modèle de prévision et si le calendrier prévisionnel est à jour
- Peut générer et mettre à jour le calendrier prévisionnel
- Peut ajouter un modèle de prévision dans la notice HOL et générer le calendrier prévisionnel puis créer les exemplaires.
Toujours se localiser dans le département Acquisitions de l’implantation pour la réception de documents.
Réception en « Acquisitions »
Dans la composante Acquisitions, ouvrir la fonctionnalité « Receive » sous le menu « Receiving and Invoicing » :
Réceptionner à partir de la liste des exemplaires
Les fascicules sont réceptionnés à partir de la liste des exemplaires en attente de réception. Pour afficher la liste des exemplaires, cliquer sur « Manage Items » (« Gérer les exemplaires ») :
Les exemplaires qui apparaissent sont ceux créés par le calendrier prévisionnel et qui ont le process type « Acquisition ».
Réceptionner 1 fascicule
- Si vous réceptionnez un fascicule à la fois : via le bouton Actions > Receive.
- L’exemplaire réceptionné disparaît de la liste des exemplaires.
- Si vous devez adapter les données (par ex. le fascicule est double et vous devez modifier les zones d’énumération et de chronologie)… sélectionnez l’action Edit Inventory item.
- Cette action ouvre l’éditeur d’exemplaire physique : modifiez les données puis cliquez sur « Save and Receive« .
- Si seul le code-barres doit être modifié, sélectionner l’exemplaire, modifier, et cliquer sur le bouton “Enregistrer et réceptionner”.
- Si vous devez modifier le code-barres avant réception, modifier et cliquer sur le bouton “Enregistrer”.
Réceptionner plusieurs fascicules
Sélectionner les fascicules à réceptionner et cliquer sur le bouton « Save and Receive ».
Le code-barres peut être modifié auparavant, directement dans la colonne Barcode.
Attention : Si on se contente d’enlever le process type « Acquisition » manuellement dans l’éditeur d’exemplaire physique, le fascicule n’est pas réceptionné : il reste dans la liste des fascicules à réceptionner.
Réceptionner un fascicule qui ne se trouve pas dans la liste
L’option « Receive » permet l’ajout manuel d’un fascicule (numéro hors série…).
On peut ainsi créer un nouveau fascicule (ou plusieurs exemplaires du même fascicule), le réceptionner (il aura donc une date de réception et sera lié à la ligne de commande), lui associer un code-barres.
(Attention à bien contrôler dans l’éditeur d’exemplaire physique que le nouvel exemplaire contient bien les données de lien nécessaires, présentes par défaut lorsque les exemplaires sont créés à partir d’un calendrier prévisionnel).
Réception dans l’éditeur d’exemplaire physique
Au départ d’une recherche dans le catalogue, ouvrir la liste des exemplaires :
- Éditer l’exemplaire : liens d’action >> Edit :
- Cliquer le bouton « Save and Receive », puis confirmer la réception :
Pour aller plus loin
Voir la page Périodiques – Workflow & Introduction
Pour comprendre les données et enregistrer les états de collections, voir la page Affichage et gestion des états de collection.