Liste des tâches du Contrôle d’autorité

La liste de tâches Contrôle d’autorité (ACTL) permet le suivi au quotidien des traitements (jobs) de contrôle et de correction sur les points d’accès des notices bibliographiques à partir des fichiers d’autorité.

Le suivi des liens entre point d’accès bibliographique et données d’autorité participe des améliorations qualité du catalogue.

Les traitements contrôlent les points d’accès des notices bibliographiques. Lorsqu’une notice bibliographique est modifiée, lorsqu’une notice d’autorité est nouvelle, modifiée, ou supprimée, les points d’accès font l’objet des traitements de contrôle.

Les corrections et améliorations se font en suivant les consignes pour les Points d’accès (auteurs, titres et sujets) dans les notices bibliographiques.

Les notices bibliographiques des zones Institution et Communauté sont visées par les jobs, et tous les référentiels disponibles dans la CZ sont impliqués.
Cependant, au niveau du suivi de tâche ACTL, seules les notices de la zone Institution doivent être contrôlées, et seuls les référentiels définis dans les consignes de catalogage sont pris en compte.

Le contrôle d’autorité dans Alma se fait en 2 traitements : (1) Authorities – Link BIB Headings et (2) Authorities – Preferred Term Correction.

La liste de tâches est suivie par une équipe dédiée de 6 catalogueurs. Le suivi est assuré quotidiennement.

Le notices traitées sont celles de la zone Institution uniquement :

Tous les rapports de l’onglet Review sont passés en revue (attention, il peut y avoir des ‘doublons’ – de rapports qui se chevauchent).

• Filtrer sur le vocabulaire :
  • traiter en priorité IDREF
    • erreurs de saisie : manque le « (IDREF) » devant le PPN en $$0, ou manque une des parenthèses, ou il y a un caractère en trop (parenthèse, point, autre caractère) devant ou après le PPN, ou « (IdRef) » est en minuscules et non en majuscules…
    • fusion de notices dans IDREF : le $$0 n’a pas été mis à jour correctement (il manque le 1er caractère du PPN) ou le $$0 n’a pas été mis à jour [Rapport BIB Heading link change due to AUT record redirection]
    • La notice IdRef a été supprimée et l’URI mène sur une page qui indique cette suppression (alors que par principe, les notices sont fusionnées et les identifiants ne sont pas supprimés dans IdRef mais récupérés dans la notice qui est conservée
    • contrôler la présence du $$1
  • traiter FRBNF (zones 100-130, 600-630, 700-730, 800-830) & RAM (zones 600-655)
    • transposer en Noms IDREF
      • ajouter les relations en $$e $$4 (le $$2 idref sera ajouté automatiquement à l’enregistrement)
      • activer le Plugin pour interroger directement l’application web IdRef et récupérer l’identifiant (en $$0) et l’uri (en $$1).
    • transposer en indexation IDREF :
      • modifier la valeur du $2 : manuellement, ou via la normalisation « Change $2ram/$2frbnf to $2idref » [Menu Editing Actions >> Enhance the Record >> Taper la lettre C pour se positionner dans la liste sur la normalisation « Change $2ram/$2frbnf to $2idref »] s’il y a beaucoup d’occurrences.
      • activer le Plugin pour interroger directement l’application web IdRef et récupérer l’identifiant (en $$0) et l’uri (en $$1), et pouvoir gérer les subdivisions.
      • être attentif aux changements dans l’indexation, issus de la réforme Rameau : par exemple, suppressions de la subdivision ‘Histoire et critique’, adaptation de la zone pour les Genre/Forme…
  • traiter LCNAMES
  • traiter LCSH
  • traiter MeSH
  • traiter FAST

Dès qu’une notice est éditée à partir de la liste ACTL, la zone concernée est surlignée en bleu et directement éditable. Outre la zone identifiée dans la liste ACTL, toutes les autres zones de points d’accès de la notice seront contrôlées :

• vérifier la présence du lien pour toute zone de point d’accès
  • pour les noms et titres en 100, 110, 111, 130, 700, 710, 711, 730, privilégier IDREF
    • créer les notices d’autorité si nécessaire (en tenant compte du périmètre de création)
• il peut y avoir une différence entre le PPN enregistré en $$0 et le numéro PPN repris dans l’URI en $$1 : lorsque les notices sont fusionnées dans IdRef, le $$0 est automatiquement mis à jour dans Alma sur base des changements apportés à la notice d’autorité, mais le contenu du $$1 n’est pas adapté – ce n’est pas gênant puisqu’il s’agit d’identifiants pérennes mais l’URI peut cependant être corrigée (en réactivant le plugin)
• vérifier la présence du $1 dans les zones liées à IDREF

Pour aller plus loin

Pour un support à la mise en pratique, voir la page Points d’accès (auteurs, titres et sujets) dans les notices bibliographiques.

Spécifiquement pour l’indexation matière, voir aussi la page L’indexation matière : introduction.