1. Constat
En faisant une recherche dans notre catalogue sur « memoires marmontel renwick », l’usager voit apparaître 3 notices :
- une notice pour le volume 1 (cote MALSA 267883B)
- une notice pour le volume 2 (cote MALSA 267882B)
- une notice de FRBRisation qui indique qu’il existe 2 versions
Dans Alma, l’utilisateur professionnel peut visualiser 5 notices :
Dans Primo, les notices sans inventaire ne sont pas publiées. Les notices « mères » ne sont pas visibles pour les lecteurs. Il peut donc y avoir, dans les notices, des informations de liens qui ne débouchent sur rien dans le catalogue public ou entraînent une navigation parfois incompréhensible pour l’utilisateur final.
La tâche de correction du catalogue sur ces ensembles de notices vise donc à rationaliser le traitement et rendre le plus immédiat possible l’accès à l’information pour l’utilisateur.
2. Procédure
2.1 Recherche des notices concernées
Pour retrouver les ouvrages de votre bibliothèque, effectuez une recherche « physical title » sur ce modèle :
library = « votre implantation »
title = « 00* » ou « 001 » ou « 001 vol » ou « vol. 1″…
N’hésitez pas à ajouter des critères de recherche (langue, dates, localisation,…) pour travailler sur de plus petits ensembles de notices (des sets ont déjà été créés pour chaque implantation, voir le point 3). La priorité est de d’abord corriger les notices qui ont seulement pour titre une mention de tomaison : « vol. 1 » par exemple.
Vous verrez ensuite apparaître uniquement les notices filles.
Pour atteindre la notice mère, cliquez sur l’onglet « other details » puis sur « related records ».
Vous verrez la notice mère qui, elle, n’a pas de holding.
Pour visualiser toutes les notices filles reliées à cette notice, cliquez à nouveau sur l’onglet « other details » puis sur « related records ».
Il est possible qu’une notice mère ait été supprimée sans que les notices filles ne soient corrigées ou inversement que des notices filles aient été supprimées sans qu’on ait supprimé la notice mère. Dans ces cas, il n’y aura pas de notices liées dans « related records ».
Il faut corriger les notices filles dans le premier cas et supprimer la notice mère dans le deuxième cas.
Il est fréquent aussi que la notice mère n’ait qu’1 seule notice liée – soit parce que la bibliothèque ne possède qu’1 volume de l’ensemble, soit parce que les autres volumes ont été catalogués différemment… La structure à niveaux est alors d’autant plus inutile.
2.2 Important : rationalisation des collections
Avant toute modification, refaites une recherche sur le titre dans le catalogue pour identifier un doublon éventuel et pour retrouver d’autres notices qui ne seraient pas forcément liées à l’ensemble que vous avez identifié.
Une recherche préalable doit toujours être effectuée. En effet, il ne s’agit pas uniquement de corriger les notices, mais également de rationaliser les collections.
Nous pouvons par exemple repérer des doublons dans une même implantation ou avec d’autres implantations. Il est alors important de prendre contact avec les responsables scientifiques des bibliothèques concernées pour évaluer s’il est utile de garder des doubles ou non. Nous pouvons également constater que notre bibliothèque possède le tome 1 d’un ouvrage et une autre implantation les autres tomes. Un regroupement physique doit certainement être envisagé avant de corriger les notices dans Alma. Nous pouvons aussi privilégier un accès en ligne et décider de supprimer des collections physiques certains ouvrages. Si des exemplaires d’une autre bibliothèque sont également concernés, prévenez un catalogueur de cette autre bibliothèque pour qu’il puisse modifier les holdings et les items en conséquence afin de ne pas perdre d’informations.
2.3 Pour les monographies en plusieurs volumes dont une description globale est recommandée
Modifiez la notice BIB du volume 1 pour qu’elle passe d’une notice d’un volume particulier à une notice de description globale de l’ensemble.
Inutile de retravailler toute la notice et d’avoir l’ouvrage en main pour cela. Il faut simplement :
- supprimer la mention de volume dans le titre
- supprimer le champ 246
- modifier le champ 300
- supprimer le champ 773
- vérifier le titre propre et les points d’accès
- ajouter tous les ISBN en 020
- si nécessaire, ajouter le champ 505
Avant correction :
Après correction :
Il faut ensuite rattacher les holdings des autres volumes à la notice du volume 1 qui est devenue la notice principale en utilisant la fonction « relink » et éventuellement rassembler les exemplaires sous un même holding si cela est possible (localisation et cote de rangement en 852 $$j identiques pour les 2 volumes). Dans ce dernier cas, modifiez dans le holding la position (06) du LDR à « v » et ajoutez le champ 866.
N’oubliez pas ensuite d’ajouter des descriptions dans les items : Volume 1, Volume 2.
La dernière étape consiste à supprimer les autres notices filles et la notice mère. Vous pouvez assigner les notices à un catalogueur ayant le rôle cataloger extended.
Les catalogueurs ayant le rôle cataloger extended peuvent utiliser directement la fonction merge records & combine inventory plutôt que d’utiliser la fonction « relink ».
Pour cela, il suffit d’éditer les deux notices à fusionner et de les placer côte à côte dans le metadata editor : la notice principale qui a été retravaillée à gauche (= notice préférée), la notice à supprimer à droite (= notice secondaire). Il faut ensuite sélectionner l’onglet « Tools » > » MARC Bibliographic » > « Merge records & combine inventory ».
Choisissez la routine de fusion adéquate dans la liste du menu « choose merge routine » :
- Conditional subject headings : conserve la notice préférée telle quelle et ajoute l’indexation matière (zones 6XX) de la notice secondaire.
- Keep only old value : conserve la notice préférée telle quelle sans rien ajouter de la notice secondaire.
- Overlay all fields but local : remplace toute la notice préférée par la notice secondaire SAUF les zones 001, 008, 035, 09X, 6XX, 7XX, 9XX. Ajoute les zones 09X, 6XX, 7XX et 9XX de la notice secondaire.
La case « update holdings call number » ne doit pas être cochée.
La case « delete » doit être cochée pour « secondary records » : cela supprimera automatiquement la notice secondaire du répertoire.
Cliquez sur « OK » et Alma fusionnera vos deux notices en une seule. La notice de droite sera supprimée. Les deux holdings seront rassemblés sous la notice bibliographique principale.
Il suffit ensuite de modifier les descriptions des items et d’éventuellement rassembler les exemplaires sous un même holding si cela est possible (localisation et cote de rangement en 852 $$j identiques pour les 2 volumes). Dans ce dernier cas, modifiez dans le holding la position (06) du LDR à « v » et ajoutez le champ 866.
2.4 Pour les monographies en plusieurs volumes dont une description analytique est recommandée
Corriger chaque notice fille :
- indiquer le titre propre du volume en 245
- supprimer le champ 246
- ajouter le titre général et la tomaison en 490
- supprimer le champ 773
- vérifier les points d’accès
Avant correction :
Après correction :
La dernière étape consiste à supprimer la notice mère. Vous pouvez assigner la notice à un catalogueur ayant le rôle cataloger extended.
3. En pratique
Une partie de ces notices à traiter ont déjà été rassemblées dans des sets pour chaque implantation.
Ces sets appelés « GRA01-MultiLevel-00*-20190502-set1« , « BGP05-MultiLevel-00*-20190502-set1« ,… sont accessibles via l’onglet Admin > Manage sets > Public sets. Les critères de recherche sont indiqués dans la zone de description du set.
Dans ces sets, il peut y avoir quelques notices qui ne sont pas concernées par ce traitement. Ces notices apparaissent parce qu’elles comportent dans leur titre un chiffre. Ne tenez pas compte de ces notices.
Exemple : « 200.000 emplois pour la qualité de la vie » est repris dans le set parce qu’il contient » 00* » dans son titre.
Avant d’entamer la correction d’un set, signalez sur le document de suivi Google Drive : Suivi Correction notices Catalogage à niveau dans Alma que vous prenez la main dessus en ajoutant votre nom et la date dans la colonne « Catalogueur chargé des corrections (date) ». Lorsque vous aurez terminé de traiter ce premier set pour votre implantation, vous pouvez compléter le document de suivi en indiquant un petit v dans la colonne « Corrigé » et vous pouvez prendre la main sur le set suivant en indiquant votre nom et la date dans la colonne « Catalogueur chargé des corrections (date) ».
S’il n’y a plus de sets préparés pour votre implantation, prévenez les administrateurs système (Pôle Systèmes & Données) pour qu’ils créent de nouveaux ensembles de notices à traiter.
Pour aller plus loin
Pour le suivi des sets à traiter : Suivi Correction notices Catalogage à niveau dans Alma