IdRef en bref
Depuis juin 2021, le fichier d’autorité principal utilisé pour le catalogage dans Alma est le référentiel IdRef (Identifiants et Référentiels pour l’enseignement supérieur et la recherche) administré par l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (France) et co-construit par les bibliothèques partenaires. Constitué, à la base, des autorités de la BNF, IdRef s’est développé depuis de façon indépendante et contient les autorités pour les outils de l’enseignement supérieur et de la recherche : Sudoc, Calames, theses.fr, Persée.
Environ 3500 établissements participent au réseau Sudoc, ce qui offre un périmètre large et varié des collections, donc des données d’autorité produites. Par ailleurs, depuis 2020-2021, les réseaux suisses font également partie du réseau de producteurs IdRef : le réseau SLSP, le réseau des bibliothèques vaudoises RenouVaud (qui tous deux utilisent le SGB Alma), et le réseau Rero (qui utilise Rero ILS). ULiège Library est producteur de données dans IdRef depuis fin 2021.
Les données IdRef sont exposées dans VIAF depuis 2012.
IdRef dans la CZ Alma
Les données d’autorité IdRef sont intégrées à la Community Zone d’Alma, dans les deux formats Unimarc et Marc21. Les données en Marc21 sont accessibles depuis août 2020 : presque 4,6 millions de notices (chiffre juin 2023) sont exploitables pour le catalogage et utilisables pour des points d’accès noms, titres, auteur-titre, sujets (noms communs), noms géographiques. La mise à jour (par OAI-PMH) se fait 4 fois par jour.
(Pour retrouver l’ensemble des notices dans la CZ, utiliser le critère de recherche « Originating system » = IdRef)
La conversion des données en Marc21 est réalisé par l’Abes, en collaboration avec Ex Libris. Quelques soucis subsistent, notamment la gestion des articles initiaux dans des points d’accès titres ou collectivités, ainsi que la conversion des vedettes de congrès prises au nom de la collectivité organisatrice, qui n’est pas toujours parfaite en raison des données d’origine elles-mêmes. L’utilisation du plugin Alma/IdRef permet de contourner certains de ces problèmes, en évitant la fonctionnalité F3 basée sur un tri alphabétique uniquement.
IdRef est défini comme le fichier de priorité 1 pour le catalogage. Il contient les noms (personnes, collectivités, congrès), titres, auteur-titres, noms communs (sujets RAMEAU et FMeSH), genres/formes RAMEAU et noms géographiques utilisables dans les zones 1XX, 6XX, 7XX et 8XX des notices bibliographiques.
Interroger IdRef dans la CZ Alma
Sélectionner le critère « Authorities » (Autorités) et choisir le périmètre de recherche « Community » dans la barre de recherche permanente :
Utiliser la facette « Vocabulary » pour filtrer les résultats :
La zone « Originating System ID » fournit le PPN IdRef.
Évitez la facette « Heading Usage » qui n’est pas toujours pertinente (dépend de la richesse de la codification des données).
En recherche avancée, vous pouvez utiliser l’index « Originating System » pour limiter d’emblée les résultats aux données IdRef :
Dans la liste de résultats, le bouton d’action « Search bibliographic records matching this value » permet de relancer une nouvelle recherche dans le catalogue de l’Institution (données bibliographiques) :
Attention : la recherche porte uniquement sur l’ID enregistré en $$0 des points d’accès 1XX, 6XX, 7XX…
Pour l’utilisation d’IdRef en catalogage, voir les pages Points d’accès (auteurs, titres et sujets) dans les notices bibliographiques et Le Plugin Alma/IdRef et l’application de demandes IdRef.
Pour aller plus loin
Voir aussi les pages :
Périmètre de création des notices d’autorité
Sources pour la création de notices d’autorité dans IdRef
Ordre des éléments de la zone de note (340) d’une notice d’autorité dans IdRef
L‘article consacré aux Plugins sur la boîte à outils Alma et Primo @ ULiège Library
L’application Création d’autorités IdRef est accessible aux catalogueurs et catalogueurs autorités de façon indépendante pour la gestion du suivi des demandes.
Démo sur : https://www.screencast.com/t/55roINenr
Mais aussi :
Interface web d’IdRef
Documentation Abes sur IdRef