IdRef en bref
Depuis juin 2021, le fichier d’autorité principal utilisé pour le catalogage dans Alma est le référentiel IdRef (Identifiants et Référentiels pour l’enseignement supérieur et la recherche) administré par l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (France) et co-construit par les bibliothèques partenaires. Constitué, à la base, des autorités de la BNF, IdRef s’est développé depuis de façon indépendante et contient les autorités pour les outils de l’enseignement supérieur et de la recherche : Sudoc, Calames, theses.fr, Persée.
Environ 3500 établissements participent au réseau Sudoc, ce qui offre un périmètre large et varié des collections, donc des données d’autorité produites. Par ailleurs, depuis 2020-2021, les réseaux suisses font également partie du réseau de producteurs IdRef : le réseau SLSP, le réseau des bibliothèques vaudoises RenouVaud (qui tous deux utilisent le SGB Alma), et le réseau Rero (qui utilise Rero ILS). ULiège Library est producteur de données dans IdRef depuis fin 2021.
Les données IdRef sont exposées dans VIAF depuis 2012.
IdRef dans la CZ Alma
Les données d’autorité IdRef sont intégrées à la Community Zone d’Alma, dans les deux formats Unimarc et Marc21. Les données en Marc21 sont accessibles depuis août 2020 : presque 4,6 millions de notices (chiffre juin 2023) sont exploitables pour le catalogage et utilisables pour des points d’accès noms, titres, auteur-titre, sujets (noms communs), noms géographiques. La mise à jour (par OAI-PMH) se fait 4 fois par jour.
(Pour retrouver l’ensemble des notices dans la CZ, utiliser le critère de recherche « Originating system » = IdRef)
La conversion des données en Marc21 est réalisé par l’Abes, en collaboration avec Ex Libris. Quelques soucis subsistent, notamment la gestion des articles initiaux dans des points d’accès titres ou collectivités, ainsi que la conversion des vedettes de congrès prises au nom de la collectivité organisatrice, qui n’est pas toujours parfaite en raison des données d’origine elles-mêmes. L’utilisation du plugin Alma/IdRef permet de contourner certains de ces problèmes, en évitant la fonctionnalité F3 basée sur un tri alphabétique uniquement.
IdRef est défini comme le fichier de priorité 1 pour le catalogage. Il contient les noms (personnes, collectivités, congrès), titres, auteur-titres, noms communs (sujets RAMEAU et FMeSH), genres/formes RAMEAU et noms géographiques utilisables dans les zones 1XX, 6XX, 7XX et 8XX des notices bibliographiques.
Interroger IdRef dans la CZ Alma
Sélectionner le critère « Authorities » (Autorités) et choisir le périmètre de recherche « Community » dans la barre de recherche permanente :
Utiliser la facette « Vocabulary » pour filtrer les résultats :
La zone « Originating System ID » fournit le PPN IdRef.
Évitez la facette « Heading Usage » qui n’est pas toujours pertinente (dépend de la richesse de la codification des données).
En recherche avancée, vous pouvez utiliser l’index « Originating System » pour limiter d’emblée les résultats aux données IdRef :
Dans la liste de résultats, le bouton d’action « Search bibliographic records matching this value » permet de relancer une nouvelle recherche dans le catalogue de l’Institution (données bibliographiques) :
Attention : la recherche porte bien sur l’ID IdRef (enregistré en $$0 des points d’accès 1XX, 6XX, 7XX…)
Supports de formation IdRef (2021-2022) [Archive]
Les supports de formation font le tour des implications sur le catalogage courant et sur l’ensemble du catalogue.
Attention : Certains changements de pratique et de configuration ont été appliqués depuis les premières présentations.
IdRef #1 – Transition vers le nouveau référentiel des autorités dans Alma
Présentation du référentiel IdRef et informations de base sur le travail avec IdRef dans Alma.
Présentation générale de l’évolution vers la production de données d’autorité dans IdRef.
IdRef #2 – Utilisation du référentiel IdRef dans le cadre du catalogage et du catalogue
Mise en pratique dans le cadre du catalogage.
IdRef #3 – Session de débriefing
Questions/réponses, précisions sur certains éléments, workflows
IdRef #4 – Produire des données d’autorité dans IdRef
Formation théorique et pratique à la création et la modification de données dans l’interface web IdRef.
Utilisation du Plugin Alma dans le contexte de l’éditeur de métadonnées.
IdRef #5 – Utiliser le Plugin Alma
Le Plugin Alma / Idref permet l’amélioration de données (consolidation des points d’accès, ajout des identifiants et des URIs RWO, tri des sous-champs selon les bonne pratiques du PCC Task Group on Linked Data). Il peut remplacer l’utilisation du F3 dans l’éditeur de métadonnées. Une nouvelle fonctionnalité en cours de développement permettra la demande de création de données d’autorité lorsque l’entité n’existe pas dans IdRef. La demande faite par le catalogueur ‘bibliographique’ au ‘catalogueur IdRef’ sera ainsi simplifiée.
IdRef #6 – Session de debriefing 2
Debriefing et mises au point des premiers mois de mise en production du catalogage dans l’interface IdRef de l’Abes. Le support de formation IdRef #6 est destiné aux catalogueurs Autorités.
Mise à jour du Plugin Alma et présentation de l’application permettant de gérer les demandes de création de données d’autorité envoyées par les catalogueurs à partir du Plugin.
Une version allégée du support IdRef #6 reprend les principaux points de catalogage et les informations sur la mise à jour du Plugin Alma et la nouvelle application de demande de création de notice d’autorité :
IdRef #7 – Nouveautés et précisions
IdRef #8 – Session de debriefing à l’attention des catalogueurs
Quelques chiffres et exploitation actuelle des éléments « IdRef » des points d’accès dans les notices bibliographiques ($0 et $1) ; nouvelles fonctionnalités du plugin Alma et de l’application de demandes IdRef (créations, améliorations, dédoublonnements) ; configuration du lien BIB-AUT ; précisions de catalogage sur divers points (indexation matière, réforme Rameau, import et fusion de notices Sudoc, les identifiants en $0.
IdRef #9 – Session de debriefing à l’attention des catalogueurs Autorités
Gestion des demandes (améliorations) ; précisions de catalogage (dérivations de la BnF, identifiants, code de relation en $5, qualificatifs du nom, notes, point d’accès en relation en 500 ou 510) ; notices de collectivités et congrès.
Voir aussi les pages :
Périmètre de création des notices d’autorité
Sources pour la création de notices d’autorité dans IdRef
Ordre des éléments de la zone de note (340) d’une notice d’autorité dans IdRef
Le Plugin Alma/IdRef et l’application de demandes IdRef
et l’article consacré aux Plugins sur la boîte à outils Alma et Primo @ ULiège Library
L’application Création d’autorités IdRef est accessible aux catalogueurs et catalogueurs autorités de façon indépendante pour la gestion du suivi des demandes.
Démo sur : https://www.screencast.com/t/55roINenr
Pour aller plus loin
Interface web d’IdRef
Documentation Abes sur IdRef